Czasami dostrzeżenie barier w komunikacji w pracy może być dość łatwe. Kiedy nieporozumienia nie zostaną rozwiązane, możesz zobaczyć to w postaci konfliktu w miejscu pracy lub zmniejszonej produktywności. Istnieje tendencja do nieporozumień, gdy przejrzystość jest niewielka. A czasami może to być niezamierzone.

Doskonałość to robienie zwykłych rzeczy wyjątkowo dobrze. — John W. Gardner

Wiele osób uważa, że ​​skutecznie się komunikują, ponieważ chodziły do ​​szkoły lub mają pewne doświadczenie zawodowe, ale w rzeczywistości nadal mają trudności z wpłynięciem na innych swoim przesłaniem. Rezultatem nieefektywnej komunikacji jest stracona szansa, stracony czas i zmarnowane zasoby – wszystko dlatego, że nie miały one dużego wpływu na rozmowy.^[1]

Możesz zauważyć szereg czynników wpływających na jasną, skuteczną i przejrzystą komunikację w pracy: cechy osobiste, dystans fizyczny, sam przekaz, kontekst, używany żargon i kulturę. Poniżej przedstawiamy 7 sposobów na zapewnienie skutecznej komunikacji w pracy, aby stworzyć wydajne, produktywne i integracyjne środowisko pracy.

1. Dobrze poznaj swoich odbiorców

Zrozumienie odbiorców jest niezbędne do skutecznej komunikacji w pracy. Dotyczy to komunikacji werbalnej i pisemnej, prezentacji, codziennych wiadomości e-mail, ogłoszeń dotyczących całej firmy lub dostarczania aktualizacji statusu projektów.

To, czy Twoja wiadomość zostanie skutecznie przekazana lub dobrze odebrana, wynika z zrozumienia, na czym zależy Twoim odbiorcom.

• Do kogo kierujesz swoją komunikację?
• Jaki jest cel Twojej wiadomości?
• Co muszą wiedzieć?
• Do czego ich potrzebujesz?
• Jaki jest najlepszy sposób na przekazanie wiadomości swoim odbiorcom?
• Jak Twoi odbiorcy odbiorą lub zinterpretują przekaz?
• Jak Twoi odbiorcy będą się czuć, myśleć i reagować, gdy otrzymają Twoją wiadomość?

Aby odpowiedzieć na te pytania, musisz planować z wyprzedzeniem, badać i obserwować zachowania swoich odbiorców. Na przykład twoje podejście do komunikacji z zespołem lub rówieśnikami będzie prawdopodobnie inne niż w przypadku komunikowania się z liderem, ponieważ te grupy mają różne zainteresowania.

2. Staraj się zrozumieć sytuację i wyjaśnić

Poświęć trochę czasu, aby być rozważnym i celowym. Przed komunikacją w pracy ważne jest, aby zatrzymać się, zrozumieć sytuację, wyjaśnić i mieć empatię. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie komunikować się w pracy:Reklama

Być ciekawski . Zadawaj pytania otwarte, zaczynając od „co” i „jak” zbierać informacje. Ludzie będą mieli tendencję do bycia bardziej opisowymi w swoich odpowiedziach. Następnie możesz zadawać otwarte pytania sondujące, aby uzyskać więcej kontekstu. Im więcej zrozumiesz, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz w stanie dostosować odpowiedni przekaz, który trafi do odbiorców.

Ucz się jak dziecko. Zwykle dzieci nie mają wcześniejszej wiedzy na temat tego, czego mają się nauczyć. W ich podejściu do nauki jest poczucie pokory. Zastosuj to samo podejście, gdy stawiasz się w sytuacji swoich odbiorców, gdy starasz się zrozumieć ich sytuację. Bądź otwarty, gotowy i chętny do poznania perspektywy swoich odbiorców.

Sprawdź swoje założenia. Twój zakres doświadczenia może zaciemnić twoje postrzeganie i osądy. Rzuć wyzwanie z góry przyjętym wyobrażeniom o swoich odbiorcach. Określ, z kim musisz porozmawiać lub jakie badania musisz przeprowadzić, aby sprawdzić, czy Twoje założenia są prawdziwe. Upewnij się, że tworzysz przestrzeń do zrozumienia, zanim przystąpisz do działania.

Bądź inkluzywny. Ludzie chcą przynależeć, czuć się uwzględnieni i docenieni w miejscu pracy. Bądź rozważny, aby upewnić się, że wszystkie pomysły zostaną uchwycone. Na przykład, jeśli jesteś na spotkaniu z prośbą o wkład, upewnij się, że jest odpowiedni czas, aby każdy mógł podzielić się swoją odpowiedzią. Jeśli zabraknie Ci czasu, poinformuj na spotkaniu, że połączysz się z nimi później.

3. Słuchaj na wielu poziomach

Większość ludzi nie słucha z zamiarem zrozumienia; słuchają z zamiarem odpowiedzi — Stephen R. Covey

Prawdopodobnie znasz je podstawowe wskazówki dotyczące aktywnego słuchania . Jednak gdy czujemy się przytłoczeni dotrzymywaniem terminów, ustalaniem priorytetów lub tworzeniem, łatwo jest być na autopilocie i przegapić kluczowe wiadomości, które mogą pomóc w skutecznej komunikacji w pracy. Poniżej znajdują się przypomnienia, aby ćwiczyć:

Parafraza. Potwierdź zrozumienie wiadomości, powtarzając ją lub zmieniając ją własnymi słowami. Jeśli istnieją rozbieżności między stronami, nadszedł czas na wyjaśnienie.

Sonda. Zadawaj pytania, jeśli uważasz, że brakuje Ci informacji, których możesz potrzebować.Reklama

Wyjaśniać. Jeśli czegoś do końca nie rozumiesz, zapytaj.

Pamiętać. Spróbuj przypomnieć sobie punkty, które są ważne dla odbiorców. Te informacje mogą być wykorzystane w przyszłości i pokazują widzom, że Ci zależy i aktywnie słuchasz.

Bycie skutecznym komunikatorem w pracy oznacza, że ​​musisz być dostrojony do swoich umiejętności aktywnego słuchania. Pamiętaj by:

• Miej empatię.
• Zrozum postrzeganie innych, nie tylko swoje.
• Oceniaj swoje emocje i reakcje oraz innych”.
• Poznaj swoje wartości i przekonania oraz wartości innych”.
• Obserwuj niewerbalne znaki komunikacyjne, takie jak język ciała.

4. Sprawdź, w jaki sposób otrzymujesz opinię

Sposób, w jaki otrzymujesz informacje zwrotne, wpływa na to, jak reagujesz i wpływa na to, jak skutecznie komunikujesz się z innymi stronami. Otwartość na informacje zwrotne i krytykę łatwiej powiedzieć niż zrobić.^[2]Jesteśmy ludźmi. Kiedy rozpraszają Cię wydarzenia z życia lub czujesz presję w pracy, możesz przyjąć postawę obronną przy najmniejszych komentarzach, które przyjdą Ci po drodze.

Sheila Heen i Douglas Stone zapewniają sposoby na poprawę Twojej zdolności do przyjmowania informacji zwrotnych, przyjmowania tego, co jest przydatne i umiejętności pozbycia się tego, co nie jest pomocne w nauce i postępie.^[3]

Niektóre z tych strategii obejmują:

• Poznaj, zrozum i zarządzaj swoimi wyzwalaczami i reakcjami na informacje zwrotne.
• Oddziel wiadomość od „od kogo” pochodzi.
• Słuchaj rady, a nie osądu.
• Podziel informację zwrotną na strawne kawałki.
• Kiedy aktywnie poszukujesz informacji zwrotnych, bądź konkretny i poproś o jedną rzecz.
• Podejmij małe kroki, aby przetestować to, co zostało ci zasugerowane.

Masz możliwość uczenia się na informacjach zwrotnych i rozwijania się na ich podstawie. Podział informacji zwrotnej na kawałki wielkości kęsa może pomóc w lepszym przetworzeniu wiadomości i zmniejszeniu reaktywności w odpowiedzi.

5. Przekaż obiektywną i obserwowalną informację zwrotną

Jest to jedna z najtrudniejszych rzeczy do zrobienia, ponieważ możesz nie chcieć obrażać innych, możesz chcieć uniknąć konfliktu, nie jesteś do końca pewien, jak to zrobić, nie jesteś gotowy emocjonalnie lub jesteś przyćmiony swoimi założeniami.Reklama

Model sytuacji, zachowania, wpływu (SBI)^[4]może pomóc w przekazaniu jasnych i konkretnych informacji zwrotnych:

• Sytuacja. Podaj kontekst. Zadaj sobie pytanie, co się stało, gdzie i kiedy.
• Zachowanie. Opisz zachowanie. To najtrudniejsza część, ponieważ musisz sprawdzić swoje założenia. Na przykład stwierdzenie, że byłeś niegrzeczny (subiektywny) w porównaniu z przerwaniem mi (obserwowalne zachowanie) zmienia ton informacji zwrotnej. Bycie niegrzecznym może mieć wiele interpretacji, podczas gdy możesz zobaczyć, kiedy ktoś ci przerwał.
• Uderzenie. Użyj stwierdzeń I, aby opisać wyniki zachowania.
• Pójść naprzód. Utrzymuj rozmowę, aby szukać zrozumienia, prosząc ich o refleksję. Jaka była ich perspektywa? Co się z nimi działo? Co oni sobie uświadomili? Jak mogą stąd rosnąć?

Przykład 1: ^[5]

Podczas wczorajszego porannego spotkania zespołu, kiedy przedstawiałeś swoją prezentację (Sytuacja), nie miałeś pewności co do dwóch slajdów, a Twoje obliczenia sprzedaży były nieprawidłowe (Zachowanie). Czułem się zakłopotany, ponieważ była tam cała tablica. Martwię się, że wpłynęło to na reputację naszego zespołu (Impact).

Przykład 2:^[6]

Na spotkaniu z klientem w poniedziałek po południu upewniłeś się, że spotkanie rozpoczęło się o czasie i że wszyscy z wyprzedzeniem otrzymali materiały informacyjne (Sytuacja). Wszystkie Twoje badania były poprawne, a na każde z pytań klienta udzielono odpowiedzi (Zachowanie). Jestem dumny, że wykonałeś tak świetną robotę i postawiłeś organizację w dobrym świetle. Jestem przekonany, że dzięki Twojej ciężkiej pracy otrzymamy konto (Impact).

Umiejętność przekazywania jasnych, konkretnych i obserwowalnych informacji zwrotnych jest kluczową umiejętnością skutecznego komunikowania się w pracy.

6. Kontynuacja, potwierdzanie i tworzenie odpowiedzialności

Skuteczna komunikacja w pracy nie jest jednorazowym wydarzeniem. Będziesz musiał stale monitorować postępy i zapewniać stałe wsparcie. Nie zapomnij potwierdzić postępów swoich rówieśników, zespołów lub liderów!

Skorzystaj z poniższych pytań, które pomogą Ci ocenić skuteczność bieżącej komunikacji w pracy:Reklama

• Jakie widzisz możliwości?
• Jak możesz się dostosować?
• Jakie decyzje należy podjąć?
• Jakie wsparcie możesz zapewnić?
• Co musisz zrobić, aby upewnić się, że wiadomość została odebrana?

7. Użyj 7C z komunikacji

W przypadku każdego środka komunikacji w pracy pamiętaj o 7C komunikacji, aby dostroić swój przekaz:^[7]

• Jasne. Jaki jest cel? Czy wiadomość jest łatwa do zrozumienia?
• Zwięzły. Co możesz usunąć? Czy to jest do rzeczy?
• Beton. Jakie są fakty?
• Prawidłowy. Czy wiadomość jest wolna od błędów? Czy jest odpowiedni dla Twoich odbiorców?
• Zgodny. Czy istnieje logiczny przepływ? Czy przekaz jest spójny?
• Kompletny. Czy podano odpowiednie informacje i czy istnieje wezwanie do działania?
• Uprzejmy. Jaki jest ton Twojej wiadomości?

Dowiedz się więcej o 7C tutaj: Skuteczna komunikacja: jak nie zostać źle zrozumianym

Podsumowując

Sposoby zapewnienia skutecznej komunikacji w pracy wymagają praktyki i czasu.

Pamiętaj o tych 7 strategiach, aby usprawnić komunikację w pracy, aby wiadomości były jasne i przejrzyste.

1. Dobrze poznaj swoich odbiorców
2. Staraj się zrozumieć sytuację i wyjaśnić
3. Słuchaj na wielu poziomach
4. Sprawdź, jak otrzymujesz opinię
5. Przekazuj obiektywne i obserwowalne informacje zwrotne
6. Kontynuacja, potwierdzanie i tworzenie odpowiedzialności
7. Użyj 7 C z komunikacji

Rozwijaj się i doskonal swoje umiejętności!

Jaka jest jedna rzecz, nad którą możesz popracować w tym miesiącu, aby poprawić komunikację w pracy?

Bądź konkretny i stawiaj sobie wyzwania, ustawiając Cel SMART do komunikacji w miejscu pracy — konkretna, mierzalna, osiągalna, istotna, ograniczona w czasie!

Więcej o komunikacji w miejscu pracy

• Style zarządzania konfliktami dla efektywnej komunikacji w pracy
• Jak opanować skuteczne umiejętności komunikacyjne w pracy i w domu?
• Jak pracować z różnymi stylami komunikacji w biurze
• Jak poprawić umiejętności komunikacyjne, aby osiągnąć sukces w miejscu pracy

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Brooke Cagle przez unsplash.com Reklama

Odniesienie