A zatem awansowałeś na menedżera i teraz odpowiadasz za zespół. Podczas gdy wcześniej musiałeś martwić się tylko o własną pracę, teraz jesteś odpowiedzialny za cały projekt, a także za każdy jego aspekt.

Może się to wydawać przytłaczającym zadaniem, ale istnieje kilka skutecznych strategii zarządzania zespołem, które możesz zastosować, aby ułatwić sobie życie.

Czym właściwie jest zarządzanie zespołem? Na nasze potrzeby możemy to zdefiniować jako:

Zarządzanie zespołem to umiejętność organizowania i koordynowania grupy osób w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu, celu lub zadania.

W tradycyjnym modelu biznesowym organizacje były zazwyczaj ustawiane w hierarchii, w której każda osoba w organizacji miała dobrze zdefiniowaną rolę i zakres obowiązków. W dzisiejszym świecie organizacje stają się coraz bardziej płaskie, kładąc większy nacisk na wielofunkcyjne i kooperacyjne rozwiązywanie problemów.

Ta zmiana struktury organizacyjnej ma również wpływ na zarządzanie zespołem, techniki zarządzania i strategie zarządzania. To nowe pokolenie siły roboczej staje się coraz mniej akceptowalne, by odpowiadać przed autorytarnym przywódcą i podążać za nim. Dzisiejszy lider znacznie częściej będzie postrzegany jako facylitator niż tradycyjny lider zespołu.

Mając na uwadze tę nową rzeczywistość, przedstawiamy 9 skutecznych strategii zarządzania zespołem dla dzisiejszej kultury korporacyjnej.

1. Budowanie i utrzymywanie zaufania

To zaufanie jest niezbędne do skutecznego zarządzania zespołem, nie powinno nikogo dziwić.

Zaufanie jest niezbędnym elementem do każdy relacja osobista lub zawodowa. W środowisku grupowym ważne jest, aby poszczególni członkowie mieli zaufanie do lidera. Ufaj, że robisz to, co właściwe, dostarczasz to, co obiecano i wspierasz członków zespołu.

Możesz budować zaufanie na wiele sposobów, w tym uznając dobrze wykonaną pracę i pomagając, gdy członkowie zespołu mają problemy.

Podobnie jak lider zespołu, musisz być w stanie zaufać zespołowi z wielu tych samych powodów. Że dostarczą pracę na czas i w sposób profesjonalny. Że mają te same cele zarówno zespołu, jak i organizacji, i że zrobią to, co należy do zespołu.

Teraz jest jeszcze jeden aspekt zaufania, który jest ważny dla zarządzania zespołem, a jest nim zaufanie między członkami zespołu.Reklama

Aby każdy zespół był skuteczny, członkowie muszą mieć do siebie zaufanie, aby:

• Dotrzymuj obietnic
• Na pierwszym miejscu stawiaj potrzeby zespołu
• Dowiedz się, jak ich indywidualne działania wpływają na zespół jako całość
• Umiejcie liczyć na siebie nawzajem, aby sobie nawzajem pomagać

Ustanowienie zaufania i towarzyszących mu więzi może zająć trochę czasu. Ale jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby to promować:

• Bądź tolerancyjny na błędy . Na pewno się wydarzą, zwłaszcza jeśli ludzie są nowi w zespole. Zapewnienie atmosfery, która pozwala członkom zespołu przyznawać się do błędów bez obawy przed karą, zachęca do otwartej komunikacji.
• Zachęcaj do otwartej komunikacji. Bycie tolerancyjnym na błędy to dobry początek, ale wymaga czegoś więcej. Aktywnie szukaj informacji od członków swojego zespołu. Organizuj cotygodniowe sesje burzy mózgów, które są całkowicie nieoceniające. Korzystaj z ćwiczeń budowania zespołu.
• Bądź elastyczny . Pozbądź się nastawienia, które mówi, że robimy to w ten sposób, ponieważ zawsze robiliśmy to w ten sposób. Jeśli ktoś wymyśli lepsze rozwiązanie, a Ty jesteś otwarty, zachęci to innych do wymyślenia lepszych rozwiązań.
• Bądź przejrzysty . Nic tak nie zabija zaufania jak trzymanie tajemnic.

2. Rozwijaj relacje

Jedną z często pomijanych strategii zarządzania zespołem jest rozwijanie relacji z osobami, którymi zarządzasz. To po prostu fakt z życia, że ​​ludzie wykonują lepszą pracę i ciężej pracują dla ludzi, których lubią.

Teraz nie mówimy, że musisz ich zaprosić do swojego domu na niedzielny obiad. Ale piwo po pracy, lunch czy pizzeria, podczas której lepiej poznasz członków swojego zespołu, to dobry początek.

I znowu, jest to kolejny obszar, w którym chcesz zachęcić członków swojego zespołu do rozwijania relacji między sobą. Spróbuj zaplanować ćwiczenia teambuildingowe co tydzień lub co miesiąc (uwaga: zaplanuj je w godzinach pracy, są one związane z pracą). Ligi kręgielni i darta też są dobre. Naprawdę, prawie każda wspólna aktywność zespołowa może wzmocnić relacje.

3. Korzystaj z aplikacji i narzędzi do zarządzania zespołem

Polecam używać ich w dowolnym środowisku zespołu, ale mogą być szczególnie przydatne w przypadku wirtualnych zespołów, których członkowie pracują ze zdalnych lokalizacji.

Zasadniczo narzędzie do zarządzania zespołem to platforma otwarta dla wszystkich członków zespołu.^[1]Każdemu członkowi zespołu przydzielane jest zadanie, którego postęp można śledzić i monitorować. Dzięki temu zespół dokładnie wie, na jakim etapie znajduje się projekt w danym momencie. Jest to bardzo przydatne w dokładnym wskazywaniu, gdzie w systemie występują problemy i wąskie gardła, dzięki czemu można szybko podjąć działania naprawcze.

Są również dobrym sposobem na koordynację pracy członków zespołu. Jeśli Sally czeka, aż John zakończy swój projekt, ale widzi, że do końca pozostały jeszcze dwa tygodnie, może zmienić swoje skupienie, pomóc w opóźnieniu lub otrzymać nowe zadanie.

Jak widać, odpowiednio stosowane narzędzia do zarządzania zespołem mogą przyczynić się do komunikacji międzygrupowej, a także poprawić efektywność.

Zainspiruj się nimi 5 narzędzi do zarządzania projektami, aby Twój zespół był na dobrej drodze

4. Dowiedz się, jak zatrzymać najlepszych pracowników

Oczywiście pieniądze są czynnikiem motywującym, ale w rzeczywistości nie są tak wysokie, jak mogłoby się wydawać:^[2]

Badania wykazały, że 89 procent szefów uważa, że ​​pracownicy odchodzą, ponieważ chcą więcej pieniędzy. Chociaż każdy szef chciałby, aby ta statystyka była prawdziwa (ponieważ w zasadzie wybacza menedżerowi wykroczenia), to po prostu nie jest to prawda. Tylko 12% pracowników faktycznie odchodzi z organizacji po więcej pieniędzy.

Ponadto:^[3]

79 procent osób, które rzuciły pracę, jako powód odejścia podaje „brak uznania”. Jak mówi przysłowie, ludzie nie opuszczają firm. Zostawiają szefów.

Co więc możemy wynieść z tych badań?

Po pierwsze, chociaż nikt nie twierdziłby, że pieniądze nie są czynnikiem, nie są one tak ważne, jak myśli większość ludzi. Dla większości pracowników i członków zespołu pozytywne środowisko pracy jest znacznie ważniejsze.

Zacznij więc od stworzenia atmosfery wsparcia, która zachęca do uczestnictwa i nagradza inicjatywę. To znacznie przyczyni się do utrzymania pracowników.

5. Poznaj swoją rolę jako lidera

Dobra strategia zarządzania zespołem wymaga znajomości swojej roli lidera.

Rola lidera jest z natury dynamiczna, zmienia się zarówno sytuacyjnie, jak i w czasie. Mówiąc prościej, wiedz, kiedy prowadzić, a kiedy się wycofać.

Mikrozarządzanie to zmora utalentowanych i zmotywowanych pracowników. Duża część satysfakcji z pracy jest powiązana z posiadaniem przez pracownika swojej pracy. Mikrozarządzanie tłumi kreatywność i odbiera członkowi zespołu własność.

Nie oznacza to, że nie powinieneś interweniować, gdy pojawiają się problemy. W końcu jedną z zalet wyżej wymienionego oprogramowania do zarządzania zespołem jest umiejętność wykrywania problemów na wczesnym etapie, zanim staną się poważnymi problemami.

Kiedy więc należy wkroczyć w sytuację, a kiedy można ją zostawić w spokoju? Chociaż nie ma sztywnych i szybkich zasad, dobrym planem działania jest:

1. Dowiadywać się – Zauważ, że nie powiedziałem interweniować. Pierwszym krokiem jest zapytanie członka zespołu, aby lepiej zrozumieć naturę problemu. Czy to sprawa osobista, sprawa szkoleniowa, za dużo na ich talerzu?
2. Oceniać – Czy to problem, który bez interwencji się pogorszy? Czy to chwilowa czkawka?
3. Zdecyduj się na działanie – Czy przeniesienie części obciążenia na innego członka zespołu pomoże? Co powiesz na to, by poświęcić im osobisty dzień na problemy w domu? A może nie jest wymagane żadne działanie, które nadal jest działaniem.
4. Monitor – Jaki wpływ miała Twoja decyzja na sprawę i odpowiednio ją dostosuj.

6. Skorzystaj z wiedzy i umiejętności innych ludzi

Dobra strategia zarządzania zespołem polega na tym, aby zawsze jak najefektywniej wykorzystywać umiejętności i zdolności ludzi. A jako lider musisz zdać sobie sprawę, że nie jesteś w pełni świadomy bazy wiedzy wszystkich.

Cały sens posiadania zespołu polega na wykorzystaniu różnych zestawów umiejętności, jakie posiada każdy członek zespołu. Choć może się to wydawać oczywiste, wielu menedżerów zapomina, że ​​kompetencje i umiejętności ludzi mogą się pokrywać.Reklama

Na przykład, kiedy mój zespół konfigurował mój najnowszy produkt online, nie radził sobie tak dobrze. Więc zaprosiłem wszystkich do pokoju, żeby to omówili. Jak się okazało, to był mój błąd. Pozwoliłem mojemu zespołowi marketingowemu ustalić ceny produktu oraz jego różne up-sells i down-sell. Mój zespół marketingowy nigdy wcześniej nie zajmował się tego typu produktem, ale zespół, który go zbudował, robił to wiele razy. To programiści zwrócili uwagę, że struktura cen była niewłaściwa.

Krótko mówiąc, zmieniliśmy strukturę cen i teraz jest to jeden z naszych najlepiej sprzedających się produktów.

Tak więc morał z tej historii jest taki, że chociaż ludzie mają wiedzę w danej dziedzinie, nie lekceważ faktu, że ich doświadczenia mogą dać im wgląd, który przenosi się na inne obszary.

7. Zdefiniuj role w zespole

Nie mówimy o obowiązkach zawodowych, takich jak programowanie, marketing i rozwój. Mówimy o zdefiniowaniu ról w zespole.

Każdy w zespole ma inną osobowość. Niektóre są zawsze żwawe i dobrze wpływają na morale i mobilizację żołnierzy. Inni są dobrzy w utrzymywaniu porządku i koordynacji. Niektórzy ludzie mają dobre umiejętności komunikacyjne, a inni nie.

Niektóre role w zespole mogą obejmować:

• Mistrz – kogoś, kto lubi promować pomysły, mobilizować grupę i wprowadzać zmiany.
• Twórca – kogoś, kto lubi generować pomysły, projektować rozwiązania i stawiać czoła kreatywnym wyzwaniom.
• Realizator – kogoś, kto jest biegły w przejmowaniu codziennych czynności w pracy i zadaniach administracyjnych.
• Facylitator – ktoś, kto dobrze zarządza relacjami, zarówno w zespole, jak i na zewnątrz; są klejem, który spaja wszystko razem.^[4]

Wykorzystanie unikalnych cech osobowości każdej osoby wzmocni spójność i synergię w zespole.

8. Ustaw przykład

Wszystkie strategie zarządzania zespołem na świecie są bezużyteczne, chyba że dajesz przykład.

Wydaje się tak oczywiste, że musisz praktykować to, co głosisz, ale widziałem zbyt wielu przykładów przywódców z nastawieniem robienia tego, co mówię, a nie tego, co robię.

To nie działa w przypadku rodzica, który mówi dziecku, aby nie paliło, kiedy to robi. I to nie działa w przypadku lidera, który oczekuje, że inni będą pracować do późna, kiedy tego nie zrobią.

Liderzy muszą również wykazać się uczciwością, którą chcą, aby zespół miał. Zacznij od przyznania się do błędów, kiedy się mylisz. W kontaktach z członkami zespołu rób to z profesjonalizmem, godnością i szacunkiem.

Krótko mówiąc, bądź typem lidera zespołu, który jest godny posiadania obserwujących.Reklama

9. Przekazywanie i przyjmowanie opinii

Informacja zwrotna może być trudna, zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy. Ale trudne nie oznacza, że ​​nie powinno się tego robić.

Informacja zwrotna jest niezbędnym narzędziem rozwoju zawodowego każdego. Pozwala nam zarówno skoncentrować się na obszarach, które musimy poprawić, jak i pomaga nam określić nasze mocne strony.

Dlaczego więc przekazywanie lub otrzymywanie informacji zwrotnych jest tak trudne?

Odpowiedź leży w ludzkiej naturze.

Dla osoby, która otrzymuje informację zwrotną, zwłaszcza negatywną, może to wydawać się osobistym atakiem, a naturalną reakcją jest obrona lub wzniesienie muru. Żadna z nich nie jest bardzo pomocna dla zespołu, osoby i lidera zespołu.

Dla osoby udzielającej informacji zwrotnej może być jeszcze gorzej. Trudno powiedzieć komukolwiek, że muszą się zmienić lub poprawić. Istnieje ryzyko wywołania reakcji emocjonalnej lub, co gorsza, długotrwałej urazy, która może zranić morale. W ten sposób liderzy zaczynają uzasadniać postawy, jakby nie było tak źle, albo będzie lepiej, co zaszkodzi zarówno zespołowi, jak i rozwojowi zawodowemu.

Ale prawdziwy problem pojawia się, ponieważ pracownik nie ma szansy na poprawę. Jeśli pracownik nie ma szansy na poprawę swoich wyników, wpłynie to zarówno na wyniki zespołu, jak i na jego karierę. To jest definicja nieudanej strategii przywództwa.

Ustaliliśmy więc, że zarówno dawanie, jak i otrzymywanie informacji zwrotnych jest trudne, ale jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby to ułatwić.

• Daj im głowy – Gary, chciałbym z tobą porozmawiać o tym projekcie, mógłbyś dostać plik i spotkać się ze mną. Dzięki temu wiedzą, co się dzieje i mają szansę zebrać myśli.
• Najpierw zadawaj pytania – Unikaj chęci zakończenia tego i zacznij od zadawania pytań typu Jak myślisz, że idzie, jakie problemy widzisz? Dzięki temu mają szansę przedstawić Ci swoją perspektywę.
• Mów o pracy, a nie o osobie – Mówienie komuś, że ma złe nastawienie, jest gwarantowanym sposobem na zamknięcie go i przejście do obrony. Ale wyjaśnianie, że istnieje problem z komunikacją i oto, co zamierzamy zrobić, aby go rozwiązać, jest znacznie mniej osobiste.
• Poproś ich o przekazanie opinii – Pomaga to w postrzeganiu nierównowagi sił w interakcji, czyniąc ją bardziej dwukierunkową ulicą. Zapytaj ich, co możesz zrobić, aby ułatwić im pracę? Co postrzegają jako twoje słabości? Czy mają jakieś sugestie, które ich zdaniem byłyby pomocne?

Potrzebujesz więcej wskazówek, jak skutecznie przekazywać i przyjmować informacje zwrotne? Te artykuły mogą pomóc:

• Zaginiona sztuka krytyki
• Jak przekazywać konstruktywną informację zwrotną i unikać brzydkich konfrontacji
• Dlaczego musisz prosić o opinię… i jak z niej korzystać

Dolna linia

Zarządzanie zespołem nigdy nie jest łatwym zadaniem, to ciągle zmieniająca się dynamika, która wymaga ciągłego monitorowania, poprawek, ponownej adaptacji i wsparcia.

Podobnie jak silnik w samochodzie, który wymaga stałego oleju, aby wspierać zdrowie i funkcjonalność całego systemu, posiadanie skutecznych strategii zarządzania zespołem zapewni płynną pracę zespołu.

Więcej wskazówek dotyczących zarządzania zespołem

• Jak doskonalić swoje umiejętności zarządzania i budować silny zespół
• 10 podstawowych umiejętności zarządzania ludźmi, których potrzebuje każdy menedżer
• 7 strategii, aby utrzymać motywację pracowników na wysokim poziomie

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Marvin Meyer przez unsplash.com Reklama

Odniesienie