Znalezienie skutecznego i odnoszącego sukcesy menedżera, który nie wie, jak właściwie zarządzać swoim czasem i pracownikami, przypomina trochę znalezienie jednorożca. Nie, bo one nie istnieją. Każdy ma równą liczbę godzin w ciągu dnia na wykonanie zadań, które wymagają jego uwagi, sposób, w jaki wykorzystasz swój czas, ostatecznie określi, czy uda ci się wykonać te zadania.

Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem po raz pierwszy, czy po prostu potrzebujesz odrobiny odświeżającego kursu, nauczenie się i stosowanie odpowiednich umiejętności zarządzania czasem będzie miało duży wpływ na Twój sukces zawodowy.

Zanim przejdziemy do umiejętności skutecznego zarządzania czasem dla menedżerów, omówmy, dlaczego i co w odniesieniu do zarządzania czasem. Zarządzanie czasem to po prostu metoda organizowania najlepszego wykorzystania 24 godzin na dobę do realizacji zadań osobistych i zawodowych.

Matryca Eisenhowera, opracowana przez prezydenta USA Dwighta Eisenhowera, podzieliła zarządzanie czasem na cztery grupy:^[1]

Najpierw rób, planuj, deleguj i nie rób.

Wszystkie umiejętności zarządzania czasem mieszczą się gdzieś w tej matrycy. Nauka efektywnego dzielenia czasu i zadań pozwoli Ci osiągnąć cele i skutecznie kierować zespołem — bez utraty zdrowego rozsądku.

1. Wiedz, jak właściwie zaplanować cele

Benjamin Franklin powiedział kiedyś:

Jeśli nie uda ci się zaplanować, planujesz ponieść porażkę.

Ojciec założyciel naprawdę trafił w sedno, a nauka prawidłowego planowania celów zespołu jest kluczowa. Jeśli chodzi o cele, powinieneś ustalić cele dzienne, tygodniowe, miesięczne, a nawet roczne, które można podzielić na łatwe do wykonania zadania.

Na przykład, jeśli Twoim celem jest zwiększenie ruchu w witrynie firmy o 10 procent w ciągu roku, musisz ustawić mierzalne kamienie milowe co tydzień, co miesiąc i po upływie sześciu miesięcy, aby osiągnąć cel .

Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami dotyczącymi wyznaczania celów krótko- i długoterminowych:

• Jak wyznaczać krótkoterminowe cele, aby życie było udane i satysfakcjonujące?
• Niezawodny sposób wyznaczania długoterminowych celów i osiągania sukcesu

2. Dobra komunikacja zmieni świat

Dobra komunikacja może nawiązać lub zerwać każdą relację — osobistą lub biznesową — a gdy menedżer ma problemy z zarządzaniem czasem, często cierpi na tym komunikacja. Jeśli jednak menedżer poświęci czas na słuchanie i wyraźną komunikację ze swoim zespołem i klientami, może to mieć ogromny wpływ na sukces firmy.

Pamiętaj, aby regularnie komunikować się z członkami zespołu, aby upewnić się, że pracują nad jasno określonymi kamieniami milowymi. Menedżer, który wyraźnie i regularnie komunikuje się z klientami, ma również większe szanse na rozwój firmy. Pamiętaj, aby jak najlepiej wykorzystać swój czas dzięki przemyślanej komunikacji.

Dowiedz się 7 sposobów na skuteczną komunikację w pracy .

3. Dobra organizacja jest kluczem

Silna organizacja obejmująca zarówno delegowane obowiązki, jak i rzeczywiste miejsce pracy, ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania czasem dla menedżerów. Jeśli Twój zespół jest zdezorganizowany, a ludzie nie są pewni, jakie zadania mają na głowie lub do kogo powinni się zwrócić o pomoc, ucierpią wszelkie wyznaczone cele.

Dobra komunikacja i dobra organizacja idą w parze, jeśli chodzi o maksymalne wykorzystanie czasu.Reklama

Jeśli chodzi o organizację miejsca pracy, cóż, jeśli lubisz bałagan w sypialni w domu, to twoja sprawa, ale w biznesie nie ma miejsca na bałagan. Każda minuta, w której szukasz zagubionego pliku, to minuta zmarnowana, którą można było lepiej spożytkować.

Dlaczego nie rzucić okiem na te 15 najlepszych wskazówek dotyczących organizacji biura i osiągania większej liczby zadań ?

4. Skuteczna delegacja to podstawa

Skuteczna delegacja pomoże w ustawieniu członków zespołu do pracy pewnie i efektywnie. Jako kierownik, Twoim obowiązkiem jest ocenić, kto z Twoich pracowników najlepiej nadaje się do danego zadania i przydzielić związane z tym obowiązki. Brak objęcia przewodnictwa i delegowania obowiązków będzie tylko stratą czasu zarówno Ciebie, jak i członków Twojego zespołu.

Dzięki starannemu delegowaniu różnych obowiązków i upewnieniu się, że Twoi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują do wykonania tych obowiązków, członkowie zespołu będą mniej potrzebni z Twojej strony, jeśli chodzi o wykonanie pracy.

Poznaj sztukę delegowania w tym przewodniku: Jak skutecznie delegować pracę (Ostateczny przewodnik dla liderów)

5. Zaplanuj właściwe zadania we właściwym czasie

Gdybyś budował samochód, nie zacząłbyś od próby zainstalowania systemu dźwiękowego przed zamontowaniem ramy, prawda?

Pierwszy blok matrycy Eisenhowera to Zrób pierwszy, co oznacza, że ​​zdecyduj, jakie kluczowe obowiązki musisz wyeliminować, zanim przejdziesz do następnej rzeczy. Mogą to być drobiazgi, takie jak odpowiedź na zapytanie szefa, lub większe, takie jak finalizowanie planów nowej strategii w mediach społecznościowych.

Chodzi o to, aby nauczyć się priorytetyzować najważniejsze zadania każdego dnia, jak długo będziesz musiał je wykonać i kiedy należy się nimi zająć.Reklama

Oto technika, która pomoże Ci ustalić priorytety zadań: Jak ustalić właściwe priorytety w 10 minut i pracować 10 razy szybciej?

6. Naucz się rozpoznawać pułapki wielozadaniowości

Każdy ma wiele rzeczy, które musi zrobić, ale kiedy próbujemy żonglować wszystkimi tymi rzeczami naraz, niektóre z nich spadają na podłogę. Rozpoczęcie pracy nad jednym zadaniem, a następnie przejście do wiadomości e-mail, ponieważ dostałeś ping na telefon, jest zbyt łatwe. To jest straszne dla rozbicia twojej koncentracji i po prostu zmusza twój mózg do nadrabiania zaległości.

Zamiast tego odłóż określone bloki czasowe w ciągu dnia, aby sprawdzić i odpowiedzieć na e-maile. Skupiając się na jednym zadaniu na raz, skończysz pracę wcześniej i poświęcisz jej całą uwagę swojego mózgu.

Wypróbuj te 9 wskazówek dotyczących zarządzania wielozadaniowością, które poprawią Twoją produktywność.

7. Naucz się priorytetyzować nie tylko swój czas, ale także pomóż pracownikom nadać priorytet ich czasowi

Możemy myśleć, że poświęcamy solidne osiem godzin dziennie na podstawowe obowiązki w naszej pracy, ale badania pokazują, że zwykle tak nie jest.^[dwa]Możesz pomóc swojemu zespołowi w maksymalnym wykorzystaniu czasu (i swojego), od czasu do czasu przeprowadzając audyt czasu. Wyznacz jeden dzień, w którym Twoi pracownicy będą śledzić, co robią i jak długo to robią.

Upewnij się, że masz jasność, że to ćwiczenie ma pomóc pracownikom na dłuższą metę i nie jest sposobem na wyeliminowanie biednych pracowników. Mamy nadzieję, że mając wystarczającą ilość danych, Ty i Twój zespół będziecie w stanie lepiej określić, co działa i jak uniknąć opóźnień lub przerw w pracy.

9. Utrzymywanie pozorów może zajść długo

Tak jak marynarze zwracają się do kapitana o wskazówki podczas burzy, tak Twoi pracownicy muszą mieć poczucie, że dobrze zarządzasz swoim czasem. Jeśli za każdym razem, gdy Twoi pracownicy zwracają się do Ciebie, jesteś oszołomiony i spieszysz się, jest bardziej prawdopodobne, że zwlekają z przyjściem do Ciebie w ważnych sprawach.

Czasami zdarza się, że masz problemy z utrzymaniem tego wszystkiego w kupie, ale utrzymywanie wyglądu menedżera, który jest na szczycie swojej gry w zarządzanie czasem, może naprawdę pomóc w wywarciu wpływu na innych, aby również skutecznie zarządzali swoim czasem.Reklama

10. Wiedz, co robić, gdy twój talerz staje się zbyt pełny

Niewielka presja i termin mogą być potężnym motywatorem, jeśli chodzi o garbowanie się i załatwianie spraw. Jeśli okaże się, że Twoja lista zadań do wykonania staje się zbyt długa, może to wskazywać na dwie rzeczy:

Jedną z możliwości jest to, że nie zarządzasz swoim czasem tak efektywnie, jak byś mógł. Jeśli tak jest, wróć na górę i przejrzyj.

Nawet najlepszy menedżer ma jednak swoje ograniczenia i jest tylko tyle minut w ciągu dnia. Dobry menedżer nie próbuje samodzielnie wykonać każdego zadania, które mu przyjdzie do głowy. Wiedzą, jak najlepiej wykorzystać swoich pracowników, aby zapewnić osiągnięcie celów i wiedzą, kiedy ich obciążenie pracą jest pełne.

11. Zrozum zasadę 80/2020

Zgodnie z zasadą Pareto lub lepiej znaną jako reguła 80/20, 80 procent wyników pochodzi z zaledwie 20 procent działań. Pozostałe 20 procent wyników pochodzi z… zgadliście, 80 procent działań.

Jeśli chodzi o to, jak to wszystko wpływa na zarządzanie czasem skutecznego menedżera, cóż, priorytety bez wymówek mogą stanowić tylko 20 procent twojej pracy, ale przyniosą najlepsze wyniki. Pozostałe 80 procent obowiązków można prawdopodobnie rozdzielić wśród personelu w Twoim zespole.

12. Nie bój się zrobić sobie przerwy w razie potrzeby

Jeśli pracujesz jak pociąg towarowy przez każdą sekundę dnia, nie poświęcając kilku minut na cofnięcie się i oddychanie, doświadczysz wypalenia. Burnout to podstępny zabójca zarządzania czasem, który wkrada się, gdy próbujesz upewnić się, że ani jedna minuta nie zostanie poświęcona pracy. W rezultacie wkrótce będziesz mieć mniej energii i koncentracji, a Twoja praca może w końcu odbić się na zdrowiu psychicznym.

Planowanie przestojów dla siebie jest ważne. Zachęcaj więc swoich pracowników do robienia przerw i nie zapomnij zrobić ich samodzielnie. Kilka przerw w ciągu dnia pracy może sprawić, że będziesz w stanie w pełni wykorzystać swój czas.

Końcowe przemyślenia

Łatwo jest wciągnąć się w codzienną pracę w firmie i nabrać niezdrowych nawyków jako menedżer. Skoncentruj się na opracowywaniu zaleceń w tym artykule i poświęć czas na wzmacnianie swojego zespołu. Nie tylko poprawi się ogólna produktywność, ale szybko staniesz się znakomitym i szanowanym liderem.Reklama

Więcej o wydajności pracy

• Jak być produktywnym w pracy: 9 podstawowych zasad
• 50 sposobów na zwiększenie produktywności i osiągnięcie więcej w krótszym czasie
• Jak formuła produktywności może zmotywować pracowników do wydajnej pracy

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Proxyclick System Zarządzania Odwiedzającymi za pośrednictwem unsplash.com

Odniesienie