JAK KORZYSTAĆ Z 5 POWODÓW, ABY DOTRZEĆ DO PIERWOTNEJ PRZYCZYNY KAŻDEGO PROBLEMU?

Długo zajmujesz się rozwiązywaniem problemów zawodowych lub biznesowych? Być może nadszedł czas, aby nauczyć się korzystać z 5 Why, aby uprościć proces.

Być może uważasz, że musisz znać 1000 technik, aby szybciej rozwiązywać problemy. Prawda jest taka, że nie ma jednej techniki, która rozwiąże wszystkie Twoje problemy. Ale pomimo tej rzeczywistości nadal możesz skutecznie rozwiązać większość swoich problemów.

W jaki sposób? Wykorzystując technikę 5 Whys Sakichiego Toyody. Toyoda zastosowała tę technikę w systemie produkcyjnym Toyoty, ale możesz ją zastosować do większości swoich problemów^[1]. Przestań więc próbować zapamiętywać dziesiątki technik i przygotuj się do mądrzejszej pracy!

Jaka jest metoda 5 Whys?

Dzięki technice 5 Why musisz zadać 5 pytań.

Proste, prawda? Ilekroć napotkasz problem, zapytaj, co mogło przyczynić się do obecnych wyników. Następnie kontynuuj zadawanie pytań 5 razy lubdopóki nie dotrzesz do pierwotnej przyczyny.

5 Dlaczego | Szybko znajdź przyczynę problemu

Skąd wiesz, że ta technika działa? Cóż, Toyota z powodzeniem wdrożyła tę technikę, aby ulepszyć swoją linię montażową. Teraz wyobraź sobie, co może zrobić, aby pomóc Ci rozwiązać typowe problemy^[dwa]!

Proces 5 Whys nie jest skomplikowany, ale przyzwyczajenie się do niego zajmie trochę czasu. Jeśli jesteś jak większość, masz tendencję do szukania rozwiązań podczas rozwiązywania problemów. Zamiast tego zacznij od zadawania jednego pytania za każdym razem, gdy napotykasz problem.

Może to dotyczyć wszystkiego, co drobne, na przykład utknięcia w korku. W takim przypadku pierwszym pytaniem byłoby, dlaczego nie uniknąłeś ruchu. Zadaj jedno pytanie dotyczące wszystkich problemów i kontynuuj dodawanie kolejnych, aż domyślnie zadasz 5.Reklama

W końcu będziesz wiedział, kiedy zapytać o 5 „Dlaczego” i znaleźć przyczynę większości swoich problemów. Ale nie zawsze musisz pracować sam. Kiedy pracujesz z nieznanymi tematami, współpracuj z członkami zespołu, aby uzyskać odpowiedzi na burzę mózgów.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak być świetnym graczem zespołowym, sprawdź Ten artykuł .

Na przykład, jeśli rozwiązujesz problemy ze złą kampanią marketingową dla swojej firmy, współpracuj z zespołem marketingowym, aby znaleźć rozwiązanie. Jako właściciel firmy będziesz nosić wiele kapeluszy, ale nie będziesz w stanie samodzielnie znaleźć przyczyny większości swoich problemów.

Jak skutecznie zapytać o 5 „dlaczego”?

Zanim zaczniesz zadawać pytania 5 „Dlaczego”, musisz się przygotować, aby uzyskać najlepsze wyniki. Oto proces przepływu w celu rozwiązania rzeczywistego problemu:

1. Zdobądź odpowiednie zasoby

Nie wiesz, czego nie wiesz. Więc zbierz informacje poprzez książki i zasoby internetowe przed rozwiązaniem problemu. Będziesz częściej wyszukiwać tematy, których nie znasz.

Jeśli się nie przygotujesz, ograniczysz się do nieskutecznej przyczyny źródłowej.

Możesz także otaczać się ludźmi, którzy specjalizują się w określonych dziedzinach. W ten sposób możesz współpracować ze swoją grupą, aby znaleźć najlepszą pierwotną przyczynę problemu.

Twoim celem jest, aby czuć się komfortowo z pytaniami, z którymi pracujesz. Unikaj odpowiadania na pytania, których nie jesteś pewien, ponieważ najprawdopodobniej skończysz ze złą przyczyną.

2. Zrozum problem

Zanim rozwiążesz jakikolwiek problem, ważne jest, aby poznać naturę problemu, który rozwiązujesz. Pomoże to uniknąć znalezienia nieistotnej przyczyny źródłowej.Reklama

Kiedy zdefiniujesz problem, unikniesz również zamieszania podczas pracy z zespołami. Na przykład podczas pracy w zespołach często łatwo jest założyć, że wszyscy pracują nad tym samym problemem. Ale nie zawsze tak jest i może powodować, że zespoły pracują nad rozwiązaniem dwóch różnych problemów.

3. Zadaj swoje pierwsze 5 pytań

Gdy poświęcisz wystarczająco dużo czasu na przygotowania, zadaj pierwsze pytanie. Zamiast udzielać szybkich odpowiedzi, przeprowadź burzę mózgów, które odpowiedzi przyniosą największą wartość. Każde pytanie zależy od swojego poprzednika, więc udzielaj sensownych odpowiedzi.

Ogólną zasadą jest powtarzanie, dlaczego pięć razy, dopóki nie znajdziesz potencjalnej przyczyny źródłowej. Zazwyczaj do rozwiązania najczęstszych problemów wystarczy 5 lub mniej pytań, ale nie ograniczaj się do 5 pytań, jeśli naprawdę musisz zadać więcej.

Zamiast tego zadawaj pytania, aż nie będziesz już mógł.

4. Znajdź swoją główną przyczynę

Głównym celem korzystania z platformy 5 Whys jest znalezienie podstawowej przyczyny problemu, którego doświadczasz.Powinieneś znaleźć odpowiedź, która pomoże ci zrozumieć, kiedy/dlaczego pojawia się problem.

Służy również do rozwiązywania problemów wysokiego poziomu, dzięki czemu możesz później śledzić swoje postępy. Zajmując się problemami wysokiego poziomu, rozwiążesz problemy szybciej, zanim zabierzesz się za główną przyczynę.

Przykład 5 Whys

Nauka o frameworku 5 Whys jest świetna, ale posiadanie przykładów z prawdziwego świata jest lepsze. Oto przykład, którego możesz użyć jako szablonu podczas rozwiązywania rzeczywistych problemów:

Problem: Pracodawcy nie dzwonili do mnie na rozmowę kwalifikacyjną od 3 miesięcy

Pytanie 1 : Dlaczego mój wznawianie nie zostajesz zauważony przez pracodawców?
Ponieważ jest zbyt ogólny i nie pokazuje żadnych specjalnych umiejętności dla ról, do których się ubiegasz.
Pytanie 2: Dlaczego moje CV jest zbyt ogólne?
Bo chcę, żeby przemawiał do wielu zawodów.
Pytanie 3: Dlaczego chcę aplikować do wielu zawodów?
Ponieważ chcę zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie.
Pytanie 4: Dlaczego aplikowanie do kilku zawodów miałoby zwiększać moje szanse na zatrudnienie?
Ponieważ nie ograniczałbym się do dostępnych ofert pracy w jednym konkretnym zawodzie.
Pytanie 5: Dlaczego miałbym ograniczać się do dostępnych ofert pracy?
Ponieważ istnieje duże zapotrzebowanie na mój zawód.

W tym scenariuszu zatrzymasz się na pytaniu 5, ponieważ znalazłeś potencjalną przyczynę.Reklama

Ponieważ w Twojej branży panuje duża konkurencja, Twoje CV musi się wyróżniać. Jak myślisz, kogo zatrudni pracodawca, specjalistę od wszystkich zawodów lub eksperta w swoim fachu?

Za każdym razem, gdy pracujesz z problemem, poświęć trochę czasu na burzę mózgów z najlepszymi pytaniami. To dlatego, że wpłynie to na jakość korzenia, z którym się skończysz.

Kiedy 5 Dlaczego nie działa?

Jak widzieliście, 5 Whys nie jest skomplikowanei może być używany do wielu rodzajów problemów, ale prawidłowe wykonanie wymaga dużo wysiłku. Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, może pomóc znaleźć winowajcę większości typowych problemów. Problem polega na tym, że ta technika nie nadaje się do każdej sytuacji.

Niepodrabialne wyniki

Nie będziesz w stanie odtworzyć tych samych wyników. Pomyśl o tym: tworzysz własne pytania i odpowiadasz na nie w unikalny sposób. Nikt inny nie byłby w stanie powtórzyć twoich wyników w większości.

Oznacza to, że nawet dwa zespoły pracujące w tym samym środowisku wymyślą dwie oddzielne odpowiedzi.

Ograniczone przez dostępną wiedzę

Jak wspomniano wcześniej, podczas rozwiązywania nieznanego problemu zbierz wystarczającą ilość informacji. Problem polega na tym, że nie zawsze będziesz mieć najlepsze dostępne zasoby. Z tego powodu ograniczysz się do jakości swoich odpowiedzi.

Jeśli kiedykolwiek spotkasz się z nieznanym tematem, wypróbuj inną technikę rozwiązywania problemów.

Koncentrowanie się na jednej pierwotnej przyczynie

Głównym celem korzystania z 5 Whys jest znalezienie jednej podstawowej przyczyny. Ale nie zawsze wszystkie problemy mają jedno rozwiązanie. Na przykład kampania marketingowa może mieć najlepszy, dobry i najgorszy scenariusz.

Te ograniczenia nie sprawiają, że 5 Whys jest złą techniką w użyciu. Zamiast tego dają ci znać, jak skuteczniej korzystać z tej techniki.Reklama

5 Why najlepiej sprawdza się w ulepszaniu procesów i rozwiązywaniu prostych problemów, ale nie sprawdza się przy pracy ze złożonymi problemami. Dlatego musisz wiedzieć inne alternatywy .

Na przykład niski wskaźnik odpowiedzi klientów firmy może wynikać z kilku czynników. W takim przypadku wybrałbyś technikę, która lepiej nadaje się do rozwiązywania złożonych problemów. Określ, z jakimi problemami borykasz się najbardziej, aby wiedzieć, które techniki pomogą Ci najbardziej.

Dolna linia

Wyobraź sobie pokonywanie problemów, z których większość ludzi rezygnuje.

Ludzie spojrzeliby na ciebie i założyli, że znasz 1000 sposobów rozwiązania problemu. Prawda jest taka, że niewiele się zmieniło od czasu, gdy zmagałeś się z rozwiązywaniem problemów.

Ale teraz używasz sprawdzonego systemu, który ułatwił Ci życie.

Jesteś maszyną do rozwiązywania problemów.

Jeśli nie wierzysz, że to może być twoja rzeczywistość, to się mylisz. Masz to, czego potrzeba, aby rozwiązać swoje problemy, ale musisz ćwiczyć. Zacznij od zadania jednego pytania dzisiaj, gdy napotkasz problem.

Następnie rób to samo, dopóki nie zadasz kilku pytań dla każdego ze swoich problemów. Nie opanujesz analizy 5 Why z dnia na dzień, ale przy wystarczającej praktyce ta technika będzie bardziej naturalna.