Wszyscy mamy do dyspozycji te same 24 godziny na dobę, ale jak wycisnąć z tego czasu jak najwięcej, aby uzyskać rzeczywiste rezultaty?

Nie chodzi o cięższą pracę, ponieważ zajdzie to tylko tak daleko, ale o to, jak planujesz i strukturujesz swój czas, a następnie jak maksymalizujesz zaplanowany czas.

Kluczem do tych wskazówek dotyczących zarządzania czasem nie jest robienie ich raz, ale powtarzanie ich w kółko, aż staną się nawykami. To wtedy ludzie wokół pomyślą, że masz więcej niż 24 godziny na dobę.

1. Zaplanuj swój tydzień, gdy jesteś najlepiej zorganizowany

Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących zarządzania czasem jest planowanie tygodnia.

Wykonywanie tego zadania o tej samej porze każdego tygodnia, nie tylko tworzy nawyk oszczędzający czas, ale może mieć pozytywny wpływ na twój sposób myślenia i samopoczucie.

Pozwól mi wyjaśnić.

Planując swój tydzień, składasz sobie kilka małych pozytywnych obietnic. Za każdym razem, gdy dostarczasz i dotrzymujesz tych obietnic, twoja pewność siebie rośnie i poczujesz się lepiej, gdy robisz więcej.

Takie podejście pozwala zaoszczędzić czas podczas planowania, gdy jesteś skupiony i planujesz to, co jest dla Ciebie ważne. W ciągu tygodnia mniej masz ochotę zrobić coś innego podczas jednego z tych wcześniej zaplanowanych slotów, ponieważ możesz sobie przypomnieć, że zaplanowałem to z jakiegoś powodu.

Zaplanuj więc swój tydzień i dotrzymuj obietnic, które sobie złożyłeś, aby zobaczyć rezultaty, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas.

2. Zaplanuj kolejny dzień pracy na spokojny wieczór

Jeśli zmagasz się z zamknięciem po dniu pracy, takie podejście pomaga zrelaksować umysł i pozwala cieszyć się wieczorem bez martwienia się o pracę.

Wszystko czego potrzebujesz to 5-10 minut każdego dnia i notes. Jest szybki i przynosi znaczne korzyści w zakresie zarządzania czasem.

Pod koniec każdego dnia zapisz około dziesięciu zadań, które chcesz wykonać następnego dnia.

Następnie wybierz jedno z zadań, które musisz wykonać bez względu na wszystko i oznacz je symbolem H jak wysoki .

Następnie dodaj M dla średnich do pięciu lub więcej zadań. To są zadania, które musisz wykonać, ale jeśli nie możesz ich wszystkich ukończyć, będzie to wykonalne.

Pozostałe zadania oznacz „L” dla niskiego . Miło je mieć, a ponadto powinny być łatwymi zadaniami.

Mając zaplanowane zadania na następny dzień, możesz wyjść z pracy z wszystkimi tymi dokuczliwymi zadaniami w głowie spisanymi i gotowymi do podjęcia następnego dnia.Reklama

3. Kontroluj swój dzień, aby nie kontrolował Ciebie

Planowanie dnia to najważniejsza wskazówka dotycząca zarządzania czasem. Pozwala ci kontrolować swój dzień, a nie pozwalać, by dzień kontrolował ciebie.

Takie podejście jest proste, a ponadto zapewnia elastyczność, gdy Twój dzień pracy nie przebiega zgodnie z planem.

Chwyć ołówek i notatnik!

W notatniku podziel dzień na 30-minutowe segmenty, 09:30, 10:00 itd. Dodaj je linia po linii z linią lub dwoma pomiędzy nimi.

Teraz spójrz na swój dziennik pracy i dodaj wszystko, co jest ustalone, na przykład spotkania.

Następnie weź swoje zadania końcowe o wysokim priorytecie i dodaj je do swoich 30-minutowych segmentów.

Jeśli nadal masz wolne przedziały czasowe, nie zostawiaj ich pustych.

Jeśli pewnego ranka walczysz o motywację, spróbuj tego:

Wybierz proste, szybkie zadania i wykonaj je jako pierwsze, nie martw się, jeśli odkładasz trudniejsze zadania. Wykonywanie najpierw prostych zadań doda Ci rozpędu i odpowiedniego nastawienia, aby następnie zająć się trudnymi sprawami.

4. Mądrze zarządzaj rozpraszającymi współpracownikami

Nie ma znaczenia, jak dobrze zaplanujesz swój tydzień, dzień, a nawet następną godzinę, jeśli ciągle jesteś rozproszony. Rozproszenie powodują utratę skupienia i są bramą do zwlekania.

Ta wskazówka dotycząca zarządzania czasem dotyczy stworzenia odpowiedniego środowiska pracy, abyś mógł maksymalnie wykorzystać czas potrzebny na osiągnięcie maksymalnej produktywności.

Książka Nira Eyala Nierozerwalny wyjaśnia, że ​​jeśli chcesz stać się naprawdę produktywnym, musisz stać się nierozerwalny. Jednym z największych rozrywek w miejscu pracy są często nasi koledzy z pracy.

W przypadku współpracowników, którzy najbardziej Cię rozpraszają, po prostu zapytaj ich na początku każdego dnia, czy jest coś, czego od Ciebie potrzebują? Robiąc to, zmuszasz ich do planowania, nie zdając sobie z tego sprawy, ale to na twoich warunkach. Zmniejsza to szanse na losowe żądanie później w ciągu dnia.

5. Postępuj z e-mailami na swoich warunkach

Czasami zarządzanie skrzynką odbiorczą może przypominać pracę na pełny etat. Możesz także wpaść w pułapkę uczucia, że ​​zrobiłeś dużo, ponieważ wysłałeś mnóstwo e-maili lub dotarłeś do mistycznej skrzynki odbiorczej zero!

Chociaż wysłanie kilku e-maili może być satysfakcjonujące, problem polega na tym, że e-maile są również wykorzystywane jako forma prokrastynacji, ponieważ są łatwym zadaniem awaryjnym, gdy nie masz ochoty pracować nad czymś trudnym.

Co więc robisz, aby powstrzymać te zakłócenia i zmniejszyć stres powodowany przez e-maile?Reklama

Planujesz, kiedy chcesz czytać e-maile i odpowiadać na nie, dzięki czemu masz kontrolę.

Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Kolumbii Brytyjskiej wykazało, że pocztę elektroniczną należy sprawdzać tylko trzy razy dziennie, co zmniejsza stres.^[1]

Dlatego na początku każdego dnia zaplanuj, kiedy będziesz sprawdzać pocztę e-mail. To, jak często sprawdzasz pocztę, zależy od Twojej pracy, ale mniej oznacza więcej, a najlepiej nie więcej niż trzy.

Dzięki takiemu podejściu nadal masz kontrolę nad skrzynką odbiorczą, ale robisz to w czasie, który Ci odpowiada.

6. Usuń elektroniczne zakłócenia i stań się obecny

Ile razy w pracy widzisz kogoś rozproszonego powiadomieniem na telefonie komórkowym lub laptopie?

Powiadomienia na telefonach komórkowych i laptopach rozpraszają nas każdego dnia, ale stały się też akceptowalnym rozpraszaniem.

W większości ofert pracy nie musisz natychmiast reagować na zgłoszenie, nawet gdy czujemy, że jest to konieczne. To nawyk stworzony przez technologię.

Nie musi tak być.

Przejrzyj wszystkie ustawienia powiadomień na telefonie komórkowym i laptopie i pozostaw włączone tylko te krytyczne. W większości przypadków powinny to być tylko rozmowy telefoniczne.

Wyłączając te powiadomienia, sprawdzasz pocztę e-mail, komunikator itp. w godzinach, które Ci odpowiadają, a nie wtedy, gdy nadejdą.

Możesz także wyłączyć licznik liczb wyświetlany w aplikacjach mobilnych i stacjonarnych. Nie musisz wiedzieć, ile e-maili masz w swojej skrzynce jednocześnie, zwłaszcza jeśli zaplanowałeś, kiedy będziesz sprawdzać pocztę.

Jeśli pozostawisz tę funkcję odznaki włączoną, spowoduje to dokuczliwe rozproszenie, które odciągnie Cię od pracy i wpłynie na Twój czas.

Wypróbuj go przez kilka dni i zobacz, jak pozytywnie wpłynie na zarządzanie czasem. Osoby w pobliżu również zobaczą zmianę, ponieważ będziesz znacznie bardziej obecny w domu i pracy.

7. Uderz w zegar i idź głęboko ze skupieniem

Zatrzymanie zadania zwykle ma miejsce, gdy je skończyłeś, straciłeś zainteresowanie lub byłeś rozproszony. Ponowne skupienie zajmuje średnio 23 minuty, gdy jesteś rozproszony, więc musisz zrobić wszystko, aby pozostać w tym stanie skupienia.^[2]

Niestety utrata zainteresowania i rozproszenie uwagi są najbardziej prawdopodobnymi skutkami zmagań z zarządzaniem czasem, dlatego ustawienie timera może mieć znaczenie.

Ustawiając zegar, obiecujesz sobie, że nie będziesz się rozpraszać ani pracować nad niczym innym, dopóki ten zegar się nie skończy. Ta mała obietnica może mieć znaczący wpływ na zarządzanie czasem.Reklama

Możesz wypróbować różne długości czasu, aby zobaczyć, co działa dla Ciebie, na przykład 25 minut, jeśli używasz use Technika pomidorowa . 25 minut może nie brzmieć zbyt długo, ale pozostając w pełni skupionym przez 25 minut, zdziwisz się, jak wiele możesz zrobić.^[3]

8. Dowiedz się, na co nie powinieneś spędzać czasu

Każdego dnia spędzamy czas na rzeczach, które odciągają nas od robienia tego, co powinniśmy robić — czy to rozpraszanie uwagi, takie jak media społecznościowe, poczta e-mail, czy zadania, których wolelibyśmy nie robić, takie jak cotygodniowe zakupy czy prasowanie.

Wszystkie te czasochłonne czynności mogą wydawać się trywialne, ale wszystkie się sumują, jeśli chodzi o zarządzanie czasem.

Być może myślisz, że muszę to zrobić, ale istnieje technika zwana listą rzeczy do zrobienia, która może pomóc.

Nie chodzi tylko o całkowite zatrzymanie zadań, które nie mają wpływu. Może również dotyczyć automatyzacji lub delegowanie zadania .

Jak więc stworzyć listę rzeczy do zrobienia?

Najpierw poświęć 10 minut na zapisanie wszystkich rzeczy, które tak naprawdę ci nie służą lub nie pomagają dotrzeć do miejsca, w którym naprawdę chcesz być (np. oglądanie telewizji, media społecznościowe, zakupy żywności, sprzątanie domu)

Następnie umieść każdy z nich pod nagłówkiem automatyzuj, deleguj lub eliminuj.

Automate może być dla Twojego cotygodniowego sklepu, teraz korzystasz z firmy, która dostarcza składniki i przepisy do Twoich drzwi.

Delegat może co tydzień sprzątać Twój dom.

Eliminuj może przestać włączać telewizor, gdy tylko wrócisz z pracy.

Po utworzeniu listy rzeczy do zrobienia pamiętaj, aby powtarzać ten proces raz w miesiącu.

Każdego miesiąca zyskasz godziny, o których nie zdawałeś sobie sprawy.

9. Oczyść swój mózg, aby zmaksymalizować koncentrację

Nasz mózg przetwarza tysiące myśli każdego dnia; frustrująco, wiele z nich to działania, których nie możemy w tej chwili wykonać.

Zaśmiecony umysł wpływa na nasze zarządzanie czasem, ponieważ nie możemy się skoncentrować na tych wybitnych działaniach w naszych głowach.

Oto prosty sposób na posprzątanie swojego umysłu:Reklama

Noś ze sobą mały notatnik i długopis, gdziekolwiek jesteś. Musi być wystarczająco mały, aby zmieścić się w kieszeni lub torbie i musi być łatwo dostępny. Za każdym razem, gdy jakaś myśl lub działanie pojawia się w Twojej głowie, gdy jesteś poza domem, zapisz to.

To może być pomysł, coś inspirującego, działanie na czas powrotu do domu, cokolwiek.

Następnie wszystko, co musisz zrobić, to zaplanować na czas, aby upewnić się, że wykonasz wszystkie te notatki. Wystarczy co kilka dni.

Przechwytując zadania na papierze, zamiast pozwolić im gromadzić się w mózgu, możesz swobodnie pracować nad tym, co jest ważne w danym momencie w stanie skupienia.

10. Składaj obietnice innym

Gdybyś miał złożyć obietnicę sobie lub przyjacielowi, którą według ciebie najchętniej dotrzymasz?

W większości przypadków będzie to obietnica złożona przyjacielowi.

Możesz to wykorzystać na swoją korzyść, dzieląc się z przyjacielem zobowiązaniem do wykonania zadania lub projektu.

Powiedz znajomemu, co chcesz osiągnąć, dlaczego i do kiedy. Następnie poproś ich, aby zameldowali się z tobą w różnych momentach, dopóki nie powiesz, że ukończysz projekt.

Podczas pracy nad projektem będziesz mieć w głowie tę obietnicę, którą złożyłeś przyjacielowi. Ta obietnica, którą złożyłeś, będzie siłą napędową do skupienia się i maksymalnego wykorzystania czasu, który masz, aby ukończyć ten projekt.

Dolna linia

Wszystkie te wskazówki wymagają niczego więcej niż trochę czasu każdego dnia, ale czas, który zaoszczędzisz podczas korzystania z tych podejść, będzie znaczący.

Umieść przypomnienia w swoim dzienniku, aby pamiętać o tych wskazówkach, ponieważ gdy zaczniesz je regularnie ćwiczyć, staną się nawykami.

Mogą być używane niezależnie, ale są o wiele bardziej wydajne, gdy są używane razem.

Z biegiem czasu ludzie wokół ciebie będą pytać, jak znaleźć czas, aby osiągnąć tak wiele w jeden dzień!

Więcej wskazówek dotyczących zarządzania czasem

• 10 praktycznych sposobów na poprawę umiejętności zarządzania czasem
• Jak być produktywnym w pracy: 9 podstawowych zasad
• 50 sposobów na zwiększenie produktywności i osiągnięcie więcej w krótszym czasie

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Valentin Antonucci przez unsplash.com

Odniesienie