Jeśli regularnie odwiedzasz Lifehack, jestem pewien, że zauważyłeś serię Getting Things Done, która była tu ostatnio opisywana. W ostatnich tygodniach omawiałem samą metodologię i sposoby jej wykorzystania w codziennych działaniach (zarówno w pracy, jak i w projektach osobistych).

To, czego nie zrobiłem, to wskazanie konkretnych narzędzi, których możesz użyć, aby ułatwić sobie życie GTD. Cóż, dokładnie to zamierzam dzisiaj zrobić.

Przypomnę tylko, że istnieje 7 głównych elementów GTD: Lista projektów, Lista następnych zadań, Lista przyszłości/może, Kalendarz, Lista oczekujących, Pliki zasobów oraz element niematerialny – zaufanie.

Z każdym z nich można sobie poradzić za pomocą najprostszych możliwych narzędzi – długopisu i papieru. Ale ponieważ żyjemy w XXI wieku, to prawdopodobnie nie jest to najskuteczniejszy sposób dla niektórych osób.

Poniżej znajduje się lista świetnych narzędzi, które są przyjazne dla GTD od samego początku lub można je łatwo dostosować, aby pasowały do ​​sposobu pracy GTD.

Twoja skrzynka odbiorcza

Jak pisałem w jednym z postów z serii GTD (Twój dzienny wykres aktywności), większość ludzi zwykle zaczyna pracę w swoich skrzynkach odbiorczych.

Te skrzynki odbiorcze nie muszą być rzeczywistymi skrzynkami odbiorczymi (e-mail lub tradycyjne skrzynki pocztowe). Zgodnie z definicją w GTD skrzynka odbiorcza to po prostu miejsce, w którym lądują wszystkie przychodzące rzeczy. Daje nam to wiele możliwości dotyczących rzeczywistych narzędzi lub oprogramowania, którego chcemy używać w naszych skrzynkach odbiorczych.

Niektóre narzędzia i oprogramowanie, które zwykle działają najlepiej, to:Reklama

1. Każde oprogramowanie e-mail

To oczywiste, ale często najprostsze rozwiązania są najlepsze. Twoje oprogramowanie pocztowe (bez względu na to, z czego korzystasz) jest doskonale skonfigurowane, aby mogło służyć jako skrzynka odbiorcza dla niektórych przychodzących rzeczy, ponieważ… cóż, po prostu ma w sobie skrzynkę odbiorczą — a każdy otrzymany e-mail czeka tam, abyś go przeczytał .

Jedną ważną rzeczą do zapamiętania jest jednak to, że mając do czynienia z nowymi wiadomościami e-mail, należy natychmiast podjąć na nich działania.

Ale co zrobić, gdy napotkasz nowe żądanie, które nie zostało wysłane e-mailem? Tutaj do gry wchodzą inne narzędzia.

2. Pamiętaj o mleku

Pamiętaj o mleku(lub RTM) to świetne narzędzie i ma o wiele więcej aplikacji GTD niż tylko działanie jako skrzynka odbiorcza.

Przede wszystkim RTM jest zasadniczo aplikacją do tworzenia listy rzeczy do zrobienia. Jest dostępny online (dla wszystkich systemów operacyjnych), a także ma wiele wersji na inne platformy (iPhone, iPad, Android).

Jednak nazwanie tego po prostu aplikacją z listą rzeczy do zrobienia jest dość niedopowiedzeniem. Może być używany do wszelkiego rodzaju działań, w których przydatne są listy rzeczy.

Na przykład, ponieważ istnieje wersja na iPhone'a, możesz używać jej jako listy zakupów podczas zakupów lub jako prostego notatnika, którego możesz używać w podróży, więc żadne genialne pomysły nie ujdą Ci w głowie. Możesz też użyć go jako dodatkowej skrzynki odbiorczej. Za każdym razem, gdy natkniesz się na nowe żądanie, które nie zostało wysłane e-mailem, możesz umieścić je na osobnej liście w RTM (najlepiej w skrzynce odbiorczej).Reklama

Wracając do samego RTM. Narzędzie jest bardzo łatwe w użyciu. Obsługuje wiele list, cztery poziomy priorytetów, tagi, wiele Skróty klawiszowe (sprawiają, że praca z RTM jest błyskawiczna, gdy już je opanujesz), kanały RSS, kanały iCal, przypomnienia i inne.

Lista projektów

Często Lista projektów to dość obszerny kawałek nieruchomości GTD… że tak powiem. Musi być doskonale zorganizowany, aby każdy projekt był łatwy do zrozumienia i łatwy w obsłudze.

Dla mnie jest tylko jeden sposób na zrobienie tego właściwie – za pomocą map myśli.

Dla przypomnienia (dzięki uprzejmości Wikipedii), a mapa myśli jest diagram używany do reprezentowania słów, pomysłów, zadań lub innych elementów powiązanych i ułożonych wokół centralnego słowa kluczowego lub idei. Lub po prostu po angielsku – to najlepszy sposób na nadanie twoim myślom fizycznej formy (w tym przypadku stworzenie cyfrowej reprezentacji twoich myśli).

Większość projektów jest tylko częściowo zorganizowana wokół wielu różnych myśli, które razem mają sens, ale trudno je umieścić w tradycyjnej liście lub dokumencie tekstowym. Mapy myśli jednak wyjątkowo dobrze radzą sobie z taką sytuacją. Dlatego mapy myśli są idealne do obsługi listy projektów.

3. Wolny umysł

Jeśli chodzi o mapowanie cyfrowe (na komputerze), istnieje wiele narzędzi, które mogą to umożliwić. Niemniej jednak jest jeden naprawdę warty sprawdzenia. To jest nazwane Wolny umysł .

Nazwa daje całkiem dobrą wskazówkę, że narzędzie jest bezpłatne – i to dobrze. Ale jest więcej dobrych wiadomości — dostępne są wersje na większość popularnych platform i systemów operacyjnych. Nie tylko to, ale możesz także pobierać pliki binarne (FreeMind to prawdziwy projekt open source).

Ale najlepsza wiadomość jest taka: FreeMind jest najłatwiejszym w użyciu, najszybszym i najmniejszym (pod względem używanej pamięci i miejsca na dysku) narzędziem dostępnym. W gruncie rzeczy jest to najlepsze dostępne narzędzie do mapowania myśli.Reklama

( Jeśli wolisz narzędzia online od radzenia sobie z lokalnymi plikami na swoim komputerze, możesz to sprawdzić MindMeister . Wygląda też imponująco. Zapewnia wszystkie ważne funkcje mapowania myśli i ma wiele dodatkowych rzeczy, takich jak możliwość dołączania załączników, obrazów, plików PDF i innych plików. Ale to nie jest darmowe. Dostępny tańszy plan to 4,99 USD miesięcznie).

Lista następnych zadań, Lista przyszłości/może, Oczekiwanie na listę

Twoje listy, z listą następnych zadań na czele, to miejsce, w którym spędzasz większość czasu podczas pracy z GTD. Dlatego muszą być łatwo dostępne i łatwe w obsłudze. Możliwość dostępu do nich online z każdego komputera i systemu operacyjnego to również miła rzecz.

To jest gdzie Pamiętaj o mleku ponownie wchodzi w grę. Szczegółowo opisałem RTM wcześniej w tym poście, więc jestem pewien, że widzisz jego wartość, jeśli chodzi o pracę z wszelkiego rodzaju listami.

Dodatkową korzyścią z używania tylko jednego narzędzia dla wszystkich list jest to, że nie musisz bawić się mnóstwem różnych nazw logowania i plików lokalnych. Najskuteczniejszym sposobem jest skoncentrowanie się na minimalnej liczbie narzędzi i dopasowanie ich do swoich nawyków pracy.

Kalendarz

To proste i jestem pewien, że możesz to zobaczyć…

4. Kalendarz Google

Chyba nie muszę Cię przekonywać, dlaczego kalendarz Google jest świetny. Jestem pewien, że już się na to zarejestrowałeś (lub na podobne narzędzie/rozwiązanie).

Najważniejsze cechy narzędzia kalendarza GTD to:

• Dostępne z dowolnego komputera (z dostępem do Internetu)
• Obsługuje przypomnienia
• Obsługuje wiele kalendarzy dla jednego użytkownika
• Obsługuje udostępnianie wydarzeń innym użytkownikom
• Obsługuje bieżące wydarzenia

A Kalendarz Google ma je wszystkie. Ponadto istnieje wiele aplikacji dostępnych na każdą platformę mobilną.Reklama

Zasoby/pliki referencyjne

Jedyną trudnością związaną z plikami zasobów jest to, że muszą być dość dobrze zorganizowane, dostępne i najlepiej dostępne z dowolnego komputera z dostępem do Internetu.

Można to zrobić, wdrażając dwie rzeczy.

1. Najpierw utwórz katalog/folder gdzieś na dysku twardym komputera. Ten katalog będzie zawierał wszystkie twoje zasoby – rzeczy, które mogą się przydać jako odniesienie podczas pracy nad twoimi projektami. Twoim zadaniem jest ładnie zorganizować ten katalog i uczynić go tak łatwym do zrozumienia, jak to tylko możliwe.
2. Następnie połącz go z Dropbox.

5. Dropbox Drop

Dropbox to narzędzie, które pozwala synchronizować dane między wieloma używanymi urządzeniami, ale doskonale nadaje się również do uzyskiwania dostępu do treści online bezpośrednio w witrynie Dropbox.

Wszystko to sprawia, że ​​idealnie nadaje się do działania jak baza plików referencyjnych GTD. Możesz nie tylko synchronizować pliki na każdym używanym komputerze, ale także uzyskać kopię zapasową online, dzięki czemu możesz przestać się martwić, że Twoje rzeczy znikną z dnia na dzień po awarii dysku twardego.

Jeśli używasz Dropbox tylko do przechowywania najważniejszych danych, możesz skorzystać z bezpłatnego abonamentu (do 2 GB dostępnego miejsca na dysku, chociaż możesz uzyskać błotnistą przestrzeń, zapraszając innych do usługi). Później możesz łatwo uaktualnić swoje konto do gru 50 , gdzie otrzymujesz 50 GB za skromną płatność 9,99 USD miesięcznie.

Wniosek

Jak widzisz, potrzebujesz tylko 5 narzędzi, aby w pełni wdrożyć GTD w swoim życiu. (Nawiasem mówiąc, każdy program pocztowy liczy się jako jeden). I to jest dobre, ponieważ im mniej narzędzi używasz, tym łatwiej jest utrzymać twoją grę razem i sprawić, by pracowały dla ciebie. Jeśli zaczniesz używać zbyt wielu narzędzi, stają się one obciążeniem, a nie stymulatorem efektywności i produktywności.

Jakich narzędzi używasz w ramach swojego podejścia do GTD? Podziel się nimi w komentarzach poniżej.

(Kredyt zdjęciowy: Brudny zestaw narzędzi ręcznych przez Shutterstock) Reklama