Prawidłowe i terminowe wykonanie zadań wymaga produktywności. Skąd więc wiesz, które zadania są niezbędne, a które mogą poczekać? Odpowiedź znajduje się w macierzy priorytetów, znanej również jako macierz Eisenhowera.

Matryca wzięła swoją nazwę od Dwighta Davida Eisenhowera.

Eisenhower był generałem armii amerykańskiej i 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych w latach 1953-1961. Jako pięciogwiazdkowy generał i naczelny dowódca armii amerykańskiej opracował strategię alianckiej inwazji na Europę.^[1]

Eisenhower musiał za każdym razem podejmować trudne decyzje dotyczące priorytetów spośród wielu zadań, na których musiał się codziennie koncentrować. Wymyślił więc słynną Matrycę Eisenhowera, czyli Matrycę Priorytetów.

Spis treści

1. Co to jest macierz priorytetów?
2. Jak korzystać z macierzy priorytetów
3. Wniosek
4. Więcej wskazówek dotyczących ustalania priorytetów

Co to jest macierz priorytetów?

Macierz priorytetów to narzędzie do oceny zadań w zależności od pilności. Pomaga poznać krytyczne działania i zadania, które należy ominąć, i może być przydatne w zarządzaniu projektami, małych firmach lub zadaniach osobistych.

Eisenhower powiedział o matrycy:

Większość pilnych zadań nie jest ważna, a większość ważnych zadań nie jest pilna.

Ten cytat stał się maksymą Eisenhowera w zarządzaniu swoim czasem.

W Macierzy Priorytetów są cztery kwadranty, które pomagają w porównywaniu wyborów dotyczących tego, co należy zrobić najpierw i na końcu, co pozwala na ustalenie priorytetów projektów i stworzenie planu strategicznego^[2].

Reklama

Kwadranty to:

• Robić
• Harmonogram
• Delegat
• Wyeliminować

Robić

Do jest pierwszym kwadrantem w Macierzy Priorytetów i zawiera ważne czynności. To znaczy te zadania, które musisz pilnie wykonać — kryzysy, terminy i problemy, które wymagają twojej pilnej uwagi i są bardzo istotne dla twojej życiowej misji.

Skąd wiesz, które zadanie należy do tego kwadrantu?

Zacznij od przeanalizowania swoich priorytetów, a następnie ustal, czy spełnia kryteria „zrób to teraz”. Jeśli zadanie jest możliwe do wykonania w ciągu jednego dnia lub w ciągu 24 do 48 godzin, jest pilne.

Innym podejściem, które możesz zastosować przy ustalaniu priorytetów zadań w tej kategorii, jest przyjęcie zasady jedzenia żaby autorstwa Marka Twaina. Ta zasada zaleca wykonywanie najpilniejszych czynności zaraz po przebudzeniu.

Oto praktyczny przykład.

Załóżmy, że musisz opracować strategię dotyczącą treści i przesłać raport swojemu menedżerowi. Jest sobota, a termin nadsyłania zgłoszeń upływa w poniedziałek. Czy możemy powiedzieć, że aktywność jest pilna? Zdecydowanie!

Harmonogram

Drugi kwadrant macierzy priorytetów to Harmonogram. Macierz priorytetów klasyfikuje zadania w tej kategorii jako ważne, ale nie tak pilne.

Są to długoterminowe cele i zadania bez natychmiastowego terminu. Zadania te mogą obejmować medytację, prowadzenie dziennika, naukę, czas rodzinny i ćwiczenia.

Możesz zaplanować działania w tym kwadrancie na inny okres. Na przykład powinieneś ćwiczyć dla dobrego zdrowia, ale możesz przeznaczyć na to czas.Reklama

Zaplanuj te czynności w taki sposób, aby nie przenosiły się do kwadrantu „Do” lub „Pilne”. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na ich wykonanie.

Delegat

Trzecia ćwiartka macierzy priorytetów to Delegate.

Te zadania nie są dla ciebie ważne, ale dla innych są dość pilne. W tym miejscu w grę wchodzi praca zespołowa.

Technicznie możesz wykonywać zadania z tej kategorii, ale ma to sens deleguj ich . Delegowanie zadań zapewni Ci więcej czasu na wykonywanie czynności w pierwszych dwóch kwadrantach.

Powinieneś także monitorować delegowane zadania. Będzie to tylko strata czasu, jeśli nie masz systemu śledzenia delegowanych zadań.

Wyeliminować

Ostatni kwadrant przedstawia zabójców produktywności. Są to zadania, które nie są ważne dla Twoich celów i nie są pilne. Jedynym sposobem na zwiększenie produktywności jest ich wyeliminowanie.

Niektóre przykłady to ciągłe sprawdzanie telefonu, oglądanie filmów lub granie w gry wideo.

Mogą to być również złe nawyki, które musisz zidentyfikować i usunąć z codziennego i tygodniowego harmonogramu.

Ludzie sukcesu nauczyli się ustalać priorytety i trzymać się tego, co ważne. Nauczyli się znajdować lepszą osobę do zadania lub eliminować mniej istotne zadania.

Rozważmy dwie inspirujące osobowości, które zaprojektowały swój system priorytetów.Reklama

Warren Buffet opracował dwulistowy model priorytetyzacji, aby określić, które zadanie zasługuje na jego największą uwagę. Najważniejsze jest omijanie rzeczy, które są ważne i przydatne, ale nie są najważniejsze.

Mark Ford, doradca biznesowy, marketer, milioner i autor, który sam się dopracował, opracował swoją strategię:

Rozpocznij pracę nad najważniejszym priorytetem, zrób sobie przerwę, pracuj nad drugim najważniejszym zadaniem, zrób sobie przerwę, a następnie do popołudnia uporządkuj mniej ważne czynności i zadania, które otrzymał od innych osób.^[3]

Jak korzystać z macierzy priorytetów

Korzystanie z macierzy priorytetów może być trudne, jeśli jesteś w tym nowy, ale wykonując kilka prostych kroków, możesz nauczyć się korzystać z niej w najlepszy możliwy sposób.

1. Wymień i uszereguj swoje priorytety

Zaznacz wszystkie zadania, które musisz wykonać w ciągu jednego dnia. Następnie sklasyfikuj jez kryteriami ważonymiw oparciu o pilność i znaczenie.

Zidentyfikuj wszelkie działania, które wymagają szybkiego działania. Mam na myśli zadanie, którego nieukończenie tego dnia może spowodować poważne konsekwencje. Na przykład, jeśli nie prześlesz swojej strategii treści, inni autorzy treści nie będą mogli działać. Oznacza to, że musisz sprawdzić zależności o wysokim priorytecie.

2. Zdefiniuj wartość

Następnym krokiem jest zbadanie ich znaczenia i ocena, które z nich mają największy wpływ na Twoją firmę lub organizację. Z reguły możesz sprawdzić, które zadania mają wyższy priorytet niż inne. Na przykład, zanim zajmiesz się jakąkolwiek pracą wewnętrzną, musisz spełnić wymagania klienta.

Możesz również oszacować wartość, badając, jak zadanie wpływa na ludzi i klientów w organizacji. Krótko mówiąc, im większy wpływ ma zadanie na ludzi lub organizację, tym wyższy priorytet.

3. Wyeliminuj najtrudniejsze zadanie

Zwlekanie nie jest objawem lenistwa, ale unikanie. Prawda jest taka, że ​​zazwyczaj unikasz zadań, których nie chcesz wykonywać. Były dyrektor generalny Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, powiedział kiedyś, że po dotarciu do biura załatwi najbardziej przerażające zadanie.

Brian Tracy nazwał te zadania żabami, które musisz jeść. To usunie dokuczliwy strach, który wywiera na ciebie presję, gdy odkładasz niezbędne zadania^[4]. W tym miejscu może pomóc Matryca Priorytetów; Zjedz natychmiast żaby.Reklama

Jeśli potrzebujesz pomocy w przezwyciężeniu prokrastynacji, sprawdź Ten artykuł .

4. Wiedz, co jest dla Ciebie ważne

Dopóki jesteś w tym kosmosie, zawsze napotkasz różne wybory, które mogą być sprzeczne z twoimi celami. Na przykład fantastyczna promocja, która wymaga nadmiernych podróży, odizoluje Cię od ważnych relacji. Jeśli nie jesteś świadomy priorytetów, możesz to zaakceptować, nawet jeśli twoja rodzina jest dla ciebie priorytetem.

Dlatego warto określić, co jest dla Ciebie ważne, i przygotować się na to, by nie narażać tych ważnych rzeczy na kompromisy dla natychmiastowej przyjemności lub zysku .

Yogi Berra opisał to w ten sposób:

Jeśli nie znasz swojego celu podróży, możesz wylądować gdzie indziej.

5. Ustal regularny czas bez pracy

Dyrektor generalna YouTube Susan Wojcicki ustanowiła zasadę, by nie sprawdzać jej e-maili między 18:00 a 21:00. Według raportu biznesowego CNN była pierwszą kobietą, która poprosiła o urlop macierzyński, gdy Google dopiero się zaczęło. Priorytetem dla niej jest kolacja z rodziną, mimo że jest dyrektorem generalnym YouTube^[5].

Czy można skrócić czas na nasze relacje i zainteresowania poza pracą?

Oczywiście i dlatego musisz wyznaczyć sobie czas wolny od pracy. Takie podejście pozwoli ci odnowić poziomy energii do następnego zadania. Ponadto będziesz w najlepszej pozycji do introspekcji, ponieważ nie znajdujesz się w swojej zwykłej strefie pracy.

6. Wiedz, kiedy przestać

Czasami możesz osiągnąć wszystko na swojej liście. Po ustaleniu priorytetów obciążenia pracą i ocenie szacunków usuń pozostałe zadania z listy priorytetów i skoncentruj się na najpilniejszych i najważniejszych zadaniach.

Wniosek

Nie wystarczy odnieść sukces w pracy. Upewnij się, że masz czas dla swojej rodziny i ważny związek w swoim życiu.Reklama

Rozpoczęcie pracy i znalezienie czasu może być trudne, ale przy odrobinie praktyki w korzystaniu z macierzy priorytetów przekonasz się, że jesteś bardziej produktywny i lepiej dzielisz swój czas między rzeczy, które są dla Ciebie ważne.

Więcej wskazówek dotyczących ustalania priorytetów

• Jak ustalić właściwe priorytety w 10 minut i pracować 10 razy szybciej?
• Powrót do podstaw: Ustawianie priorytetów
• Jak ustalić priorytety pracy, gdy wszystko wydaje się ważne?

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: William Iven przez unsplash.com

Odniesienie