Poczta e-mail to potężne narzędzie do docierania do nowych perspektyw biznesowych. Skuteczność odpowiednio przygotowanej wiadomości e-mail może być kluczowa w osiąganiu nowych wyżyn kariery i nawiązywaniu relacji roboczych.

Komunikując się przez e-mail, powinieneś rozumieć funkcjonalność wysyłanej wiadomości. Ważne jest, aby wiedzieć, że formalna wiadomość e-mail powinna być skierowana na zainicjowanie czegoś przemyślanego, a nie zaczynać się od słów i prezentować wiadomość, która jest bezmyślna.Reklama

Formalny e-mail powinien być wystarczająco skuteczny i przemyślany, aby rozpocząć lub zbudować relację roboczą. Twój dobór słów może brzmieć wystarczająco bogato i sugestywnie, aby uzyskać odpowiedź, której pragniesz, lub może być nietaktowny i wystarczająco pusty, aby uzyskać ciszę lub odpowiedź, której nienawidzisz. Oto słowa, których należy unikać w następnym oficjalnym e-mailu.

1. Przesyłam… lub przekazałem…

Zamiast używać odmiany słowa forward, po prostu użyj zamiast tego wyślij. W wiadomościach e-mail użycie słowa „przekazywanie dalej” oznacza, że ​​wysyłasz materiały od jednej osoby do drugiej. Po prostu bądź konkretny, używając słowa „wyślij”.Reklama

2. Pamiętaj, że…

Ludzie mają tendencję do używania tych słów grzecznie i niewinnie, być może dlatego, że po prostu próbują coś wskazać i chcą, aby czytelnik zwrócił na to uwagę. Prawda jest taka, że ​​to zdanie jest w rzeczywistości pasywne. Użycie wyrażenia takiego jak „być radą” pokazuje, że jesteś bardziej asertywny, proaktywny i profesjonalny niż zarozumiały.

3. Z poważaniem,

Z poważaniem, Bardzo szczerze, Z poważaniem — te słowa, które brzmią tak ujmująco, mogą mieć zastosowanie w epoce wiktoriańskiej, a nie teraz w erze cyfrowej. Nie należysz do nikogo szczerze. Nawet jeśli znasz już tę osobę, nie musisz wnosić takiej znajomości do formalnego e-maila. Zamiast używać takich przestarzałych słów, zastąp je formalnym słowem, takim jak wiernie lub pozdrawiam — ale nawet to powinno być zrobione z ostrożnością i zgodnie z sytuacją i stosunkiem.Reklama

4. Mam nadzieję, że masz się dobrze.

W formalnym e-mailu nie ma miejsca na słowo nadzieja. Czy starasz się wyglądać na osobę opiekuńczą i troskliwą? A może próbujesz wymusić współpracę, okazując troskę? Zamiast tego pokaż, że szanujesz czas odbiorcy i szybko przejdź do sedna.

5. Z szacunkiem,

Brzmi to negatywnie, jakbyś z szacunkiem odrzucał prośbę lub decyzję. Dodaje ponury ton do Twojego e-maila i tak naprawdę nie łagodzi pozycji ani treści e-maila.Reklama

6. Uprzejmie

Rzadko widzę to słowo w oficjalnych e-mailach. Jeśli nadal używasz tego słowa, najlepiej przestań. Jest staromodny i pozornie przestarzały. Lepiej użyć proszę, niż uprzejmie.

7. Nie wahaj się ze mną skontaktować.

Wahanie, kiedy zostało wymyślone i użyte pół wieku temu, oznaczało, że chciałeś nadać swojej prośbie lżejszy lub łagodniejszy dotyk. Jednak kiedy słowa stały się popularne, szybko stały się banałem. Używając banału w e-mailu, wydajesz się nieoryginalny i nieszczery. Bądź osobisty w swoich słowach i użyj czegoś takiego jak zadzwoń do mnie lub wyślij mi e-mail, który nadal jest uprzejmy, ale nie ma dołączonego frazesu.Reklama

8. Pomyślałem, że powinienem wyciągnąć rękę.

Ludzie lubią być pośredni i wyrażać się łagodnym tonem lub błagać o to, czego chcą. Ta fraza, która nagle stała się popularna, brzmi jak dziecinne podejście do wywoływania odpowiedzi od osoby, do której wysyłasz wiadomość e-mail. To rzekomo miękkie podejście nie sprawia, że ​​brzmisz bezpośrednio ani aktywnie. Bądź jasny, a nie mętny lub niejasny w swoich słowach. Zamiast mówić, że próbujesz dotrzeć, po prostu wyraź działanie, o które prosisz odbiorcę. Bycie bezpośrednim i jasnym może dać ci odpowiedź, której oczekujesz.

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: http://www.picjumbo.com przez picjumbo.com