12 WYZWAŃ STOJĄCYCH PRZED ASYSTENTAMI ADMINISTRACYJNYMI

Stanowiska asystenta administracyjnego znajdują się niemal w każdej branży. Niezależnie od tego, czy jest to finanse, górnictwo, prawo, film czy handel detaliczny, ta pozycja może być niezwykle wymagająca i zdecydowanie zasługuje na uznanie. Niektórzy mogą sądzić, że bycie asystentem administracyjnym jest łatwe. Tak nie jest, asystenci administracyjni pracują niezwykle ciężko. Są wykształconymi jednostkami, które mają urocze osobowości i mogą zrobić prawie wszystko.

1. Można ich zmusić do radzenia sobie z trudnymi osobowościami

Większość asystentów administracyjnych miała do czynienia z wieloma osobistościami wchodzącymi i wychodzącymi z przestrzeni biurowej. Ogólnie rzecz biorąc, ci ludzie będą mili, podczas gdy inni będą tykać bombami zegarowymi pulsującymi ze skompresowanej złości, gotowi wyzwolić uprzejmego asystenta administracyjnego.

Kiedy mamy do czynienia z trudną osobowością, personel administracyjny zwykle ma w sobie dowcipny urok. Mogą pomóc rozgrzanej osobie uspokoić się i ponownie zdobyć zaufanie do firmy, zapewniając zaufanie i uspokajając rozgniewaną osobę, że wszystko zostanie rozwiązane tak szybko, jak to możliwe.

2. Mogą być postrzegane jako osoby mniej ważne

W jakiś sposób stanowisko asystenta administracyjnego zostało sklasyfikowane jako pozycja wyjściowa dla większości firm. Większość ludzi nie rozumie, że bycie asystentem administracyjnym to kariera zawodowa, w której ludzie mogą się wyróżniać.

Asystenci administracyjni są tak dumni ze swojej kariery, wiedzy i pokory, że łatwo jest im po prostu zlekceważyć każdego, kto kwestionuje ich plan rozwoju kariery. Wiedzą, jak ważna jest ich rola i jak przyczyniają się do rozwoju firmy, w której pracują.

3. Można się spodziewać, że po wszystkich posprzątają

Można by pomyśleć, że w biurze pełnym dorosłych dorosłych ludzie wiedzą, jak po sobie posprzątać. Pracownicy administracyjni wiedzą, że ich praca wymaga wielu pielęgnacyjnych obowiązków, ale wiedzą też, że mają problem, gdy zaczynają znajdować skórki od bananów, które rozkładają się na podłodze w sali konferencyjnej.Reklama

Asystenci administracyjni radzą sobie z niechlujnymi współpracownikami, po prostu umieszczając plakaty i znaki odzwierciedlające nieetyczną higienę miejsca pracy ich współpracowników. Nie zawsze mogą bezpośrednio przywołać daną osobę, ale przekaz jest jasny, brudne naczynia pozostawione na blacie kuchennym i papierki po cukierkach na podłodze nie będą tolerowane.

4. Można oczekiwać, że naprawią wszystko i wszystko

Czy wiesz, że asystenci administracyjni to także technicy IT? Oczekuje się, że naprawią problemy z Internetem, podłączą pracowników do drukarek sieciowych, pomogą w oprogramowaniu, a następnie wrócą do wypełniania dokumentów i odbierania wielu linii telefonicznych. Nie wspominając o tym, ile razy musieli taszczyć przeciekające worki na śmieci do śmietnika, wymieniać eksplodujące butelki z tonerem w fotokopiarce, uzupełniać puste poduszki z tuszem i długopisy, wyciągać stare pudła bankowe z zakurzonego magazynu i nie tylko.

Asystenci administracyjni nie są certyfikowanymi hydraulikami, elektrykami ani technikami. Jednak znajdują sposób na rozwiązanie problemu dzięki swoim niesamowitym umiejętnościom rozwiązywania problemów i zdolnościom fizycznym.

5. Można oczekiwać, że będą wiedzieć wszystko, nawet jeśli nie są brane pod uwagę podczas spotkań i prywatnych rozmów

Przez cały dzień odbywają się spotkania i telekonferencje, w których nie są uwzględniani. Jednak oczekuje się od nich, że zawsze będą wiedzieć, co się dzieje.

Pomimo niemożności podejmowania decyzji wykonawczych, znają więcej informacji niż typowy pracownik. Są centrum informacyjnym. Dzieje się tak, ponieważ opanowali umiejętność łatwego upuszczania, zadawania właściwych pytań i łączenia kawałków informacji w celu uzyskania właściwych odpowiedzi. W zasadzie wszyscy są detektywami.

6. Można ich obwiniać za wszystko, co idzie nie tak

Może nie są decydentami, ale kiedy wszystko idzie nie tak, wszystkie palce wskazują na nich jako winowajcę, a przynajmniej to na nich spoczywa odpowiedzialność za rozwiązanie problemu.Reklama

Aby uniknąć oskarżeń lub obwiniania o cokolwiek, asystenci administracyjni rejestrują swój dzień pracy. Zapisują wszystko i tworzą dla siebie systematyczną ścieżkę papierową, aby wypełnić swój harmonogram od początku do końca, na wypadek nieoczekiwanej czkawki.

7. Można oczekiwać, że zawsze będą dostępne

Czasami asystenci administracyjni jedzą podczas pracy. Mogą wgryźć się w lunch, gdy współpracownik podejdzie do nich w sprawie zbliżającego się spotkania, zerwanego połączenia internetowego, a nawet zalanej toalety.

Wiedza, kiedy wytyczyć granicę, to połowa sukcesu, ponieważ niektórzy współpracownicy mogą sprawić, że sytuacja będzie o wiele pilniejsza, niż jest w rzeczywistości. Dla własnej korzyści asystenci administracyjni uczą się podejmować decyzje w oparciu o zaistniałą sytuację. Zawsze zgodzą się rozwiązać problem, ale czasami uznają, że najlepiej dla nich jest po obiedzie.

8. Mogą używać swojego biurka jako stacji dumpingu

Uwielbiają uczucie robienia ogromnego wgniecenia w stosie pracy, ale jeśli odejdą na chwilę, z pewnością przywitają ich dodatkowe dokumenty, które znajdą się w ich skrzynce odbiorczej.

Aby nadążyć za stale przychodzącą pracą, sortują i zarządzają wszystkim w kategoriach, a następnie ustalają priorytety. Asystenci administracyjni są niezwykle zorganizowani i wiedzą, jak utrzymać produktywny przepływ pracy, aby poradzić sobie z dużymi nakładami pracy.

9. Nie mogą mieć prywatności

Bycie asystentem prawie każdego oznacza, że ich biurko jest bezpłatne dla wszystkich, z którymi pracują. Są strażnikami kluczy, haseł, artykułów papierniczych, zapasów i wspaniałej szuflady na słodycze.Reklama

Aby zachować swoją przestrzeń dla siebie, budują domy dla całej własności firmy poza ich osobistą bańką. Wszystko, co jest osobiste, jest trzymane z dala w przeciwległym kącie, na przykład kluczyki do samochodu, portfel i telefon komórkowy.

10. Mogą brakować aktywności fizycznej

Pewnego dnia w skrzynce odbiorczej jest zbyt wiele e-maili i zbyt dużo papierkowej roboty, by w ogóle odejść. Czasami mogą nawet poświęcić przerwę lub lunch, aby ukończyć pracę.

Asystenci administracyjni mają tak świetną etykę pracy: mogą z łatwością wykonywać wiele zadań jednocześnie i ciężej pracować, aby znaleźć dodatkowy czas w ciągu dnia na odświeżający spacer na zewnątrz.

11. Czasami mogą być dowcipami biurowymi

Kiedy asystenci administracyjni popełnią błąd, co może się zdarzyć, czasami stają się obiektem żartów na resztę dnia.

Aby poradzić sobie z kpiną, po prostu dołączają do wszystkich innych i śmieją się z własnych błędów. Wiedzą, że umiejętność przyznania się do swoich wad i uczenia się od nich jest oznaką świetnego przywództwa.

12. Mogą być zaniżone i czuć się niedocenione

Status stanowiska asystenta administracyjnego jest dyskusyjny w zależności od punktu widzenia, na który się patrzy. Przy obciążeniu pracą stu osób czasami płacą im tak, jakby znajdowali się na dnie totemu.Reklama

Czasami ich pracodawcy są tak zajęci, że personel administracyjny musi poruszyć fakt, że należy zająć się podwyżką. Czasami pracodawcy zapominają, ile ich asystenci administracyjni zrobili dla firmy i powinni być regularnie doceniani.