JAK STWORZYĆ LISTĘ RZECZY DO ZROBIENIA, KTÓRA ZNACZNIE ZWIĘKSZY TWOJĄ PRODUKTYWNOŚĆ?

Jest 6:00 i właśnie się obudziłeś. Po wzięciu prysznica czas zjeść śniadanie, złapać nowinki czytając poranną gazetę, a potem przystąpić do pracy. Czujesz się zrelaksowany i szczęśliwy. Masz bardzo wysokie oczekiwania na dany dzień i chcesz być tak produktywny, jak to tylko możliwe.

Przewiń do 14 tego samego dnia. Pracujesz w pośpiechu i ledwo miałeś okazję zrobić sobie przerwę na lunch. Zaczynasz czuć się trochę zestresowany i zmęczony z powodu napiętego harmonogramu. Poza tym wydaje się, że do pewnych zadań trzeba wrócić i je naprawić, bo nie zdążyłeś się na nich odpowiednio skupić.

Chciałbyś znaleźć przycisk resetowania, abyś mógł zacząć dzień od nowa z inną strategią.

To, czego prawdopodobnie doświadczyłeś, było następujące: zaplanowałeś swój dzień poprzedniego wieczoru i czułeś, że jesteś na szczycie swoich zadań. Jednak wszystko zaczęło się psuć, gdy ciągle dodawałeś zadania do swojej listy, aż w końcu Twoja lista zadań miała wiele mil. Twoja lista rzeczy do zrobienia zawierała również zadania, które były prawie niemożliwe do wykonania w jeden dzień.

Drugim punktem, który przyczynił się do tego gorączkowego i stresującego dnia, było niezrozumienie, ile czasu zajmie wykonanie danego zadania i kiedy je wykonać. Gdybyś miał te informacje, łatwiej byłoby wymyślić właściwy moment na wykonanie zadania.

Wreszcie, w twoich planach naprawdę nie było żadnej elastyczności. Zapomniałeś dodać bufor między zadaniami i rozumiesz, że niektóre zadania są znacznie większe niż to, co wydaje się na zewnątrz.

Ale wiesz co – same te powody nie były głównym powodem twojego stresu i zajętości. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co to było.

Spis treści

Co ludzie mylą się z listą rzeczy do zrobienia?
Składniki świetnej listy rzeczy do zrobienia
Jak stworzyć listę rzeczy do zrobienia, która zwiększy Twoją produktywność?
Dolna linia
Więcej wskazówek dotyczących produktywności

Co ludzie mylą się z listą rzeczy do zrobienia?

Czy naprawdę wiesz, co masz robić?

Ile czasu faktycznie spędziłeś na planowaniu dnia — czy było to tylko 5 minut, gdy telewizor rozpraszał Cię?

Jeśli tak, to prawdopodobnie był to największy powód, dla którego Twój dzień stał się tak stresujący.Reklama

Kiedy planujesz swoje dni, powinieneś naprawdę zrozumieć zadania, które masz zamiar wykonać i czego potrzeba, aby je wykonać. Jest to konieczne, zwłaszcza w przypadku ważnych zadań, ponieważ możesz robić postępy w zadaniach, które mają największe znaczenie.

Brak czasu spędzonego na planowaniu będzie również widoczny jako zbyt wiele dużych zadań upchniętych na Twojej codziennej liście. Jeśli nie podzieliłeś zadań na mniejsze części, prawdopodobnie nie wykonasz ich w ciągu dnia. To z kolei sprawia, że bijesz się za nieukończenie listy zadań.

Wreszcie, nie traktuj tworzenia listy zadań jako drugorzędnej rzeczy, którą próbujesz zrobić tak szybko, jak to możliwe. W rzeczywistości, gdy zwracasz większą uwagę na listę zadań na następny dzień, tym bardziej prawdopodobne jest, że lista będzie dla Ciebie realistyczna i mniej stresująca.

Składniki świetnej listy rzeczy do zrobienia

Kiedy mówię o dobrej liście zadań, uważam za jej część następujące cechy:

Zrównoważony

Lista zadań zawiera zarówno ważne, jak i mniej ważne zadania. Spójrzmy prawdzie w oczy: chociaż wszyscy chcielibyśmy pracować tylko nad ważnymi zadaniami (np. celowymi), musimy zajmować się również mniej ważnymi zadaniami (jak załatwianie spraw, zajmowanie się domem lub inne codzienne sprawy ).

Wystarczająca elastyczność

Co się dzieje, gdy zaplanowałeś zadanie, ale nie jesteś w stanie się nim zająć? Czy masz wdrożony plan B? Jeśli nie, spróbuj znaleźć alternatywne działanie, które możesz podjąć w tych scenariuszach.

Czas na zmiany

Zrozum, że czasy przejściowe również pochłaniają Twój czas. Upewnij się, że kiedy planujesz listę zadań, ten czas jest również uwzględniony w twoich planach. Dodanie dodatkowego bufora między zadaniami sprawi, że Twoja lista będzie bardziej elastyczna i realistyczna.

Nie za dużo zadań na jeden dzień

Podanie dokładnej liczby zadań, które powinieneś mieć na swojej codziennej liście, jest trudne. Zależy to od Twojej sytuacji, ale jestem gotów powiedzieć, że na jeden dzień wystarczy 5-10 zadań.

Zrozum, że niektóre zadania są bardzo szybkie, więc łatwiej jest uwzględnić ich więcej i zorganizować je w określone dni. Po prostu upewnij się, że na liście znajdują się również ważne zadania, abyś mógł kontynuować swoje większe projekty.

Tarcza Ochrony

Zbuduj tarczę ochronną wokół swojej listy zadań, aby jak najmniej zadań mogło trafić na Twoją listę i aby liczba pozycji na liście nie wzrastała w ciągu dnia.Reklama

W pierwszym przypadku postaraj się wyeliminować źródła swoich zadań. Odbywa się to poprzez zmniejszenie zobowiązań i ograniczenie projektów, które posiadasz. Faktem jest, że im więcej masz zobowiązań (lub projektów), tym bardziej prawdopodobne jest, że staną się one zadaniami na Twojej codziennej liście.

W drugim przypadku spraw, aby Twoja lista była zamknięta. Nauczyłem się tego pojęcia czytając Zrób to jutro i inne sekrety zarządzania czasem przez Marka Forstera. Aby stworzyć zamkniętą listę zadań, wystarczy narysować linię pod ostatnim zadaniem na liście.

Gdy to zrobisz, nie możesz dodawać żadnych nowych zadań do swojej listy w ciągu dnia. Gwarantuje to, że liczba zadań faktycznie maleje w miarę upływu dnia.

Jak stworzyć listę rzeczy do zrobienia, która zwiększy Twoją produktywność?

Aby zrobić listę, którą możesz faktycznie zrealizować następnego dnia , wykonaj następujące czynności:

1. Wyeliminuj niepotrzebne zadania

Przejrzyj swoje zobowiązania i zdecyduj, czy naprawdę potrzebujesz każdego z nich.

Na przykład byłem aktywnym członkiem naszego lokalnego klubu komputerowego w moim rodzinnym mieście, ale potem zdałem sobie sprawę, że nie mam już wystarczająco dużo czasu na tę aktywność. Chociaż nadal jestem członkiem klubu, nie uczestniczę już w jego działalności. To wyeliminowało zadania związane z tym zobowiązaniem.

2. Nie spiesz się, aby zaplanować listę

Nie spiesz się z tworzeniem listy zadań — poświęć trochę czasu na fazę planowania. W razie potrzeby odizoluj się od części planowania, przechodząc do oddzielnego pokoju w domu (lub nawet wychodząc na zewnątrz). W ten sposób możesz faktycznie przemyśleć zadania, zanim umieścisz je na liście rzeczy do zrobienia.

Postaraj się poświęcić co najmniej 15 minut na swoją listę, kiedy ją planujesz.

3. Przenieś ważne zadania na początek

Planując swój dzień, upewnij się, że ważne zadania znajdują się na początku Twojej listy. Gwarantuje to, że wykonasz te zadania tak szybko, jak to możliwe.

Na przykład jako bloger upewniam się, że zadania związane z tworzeniem treści znajdują się na początku mojej listy. Jak tylko się obudzę, natychmiast zaatakuję te zadania i kończę je, zanim pójdę do pracy.Reklama

4. Śledź powtarzające się zadania

Być może masz na swojej liście powtarzające się zadania, ale czy wiesz, ile czasu zabiera im wykonanie?

Jeśli nie, upewnij się, że śledzisz trochę czasu, aby to rozgryźć. Pomaga to lepiej zaplanować dzień, ponieważ wiesz, ile czasu zajmuje zadanie i czy w harmonogramie jest określony przedział czasowy, w którym zadanie może zostać wykonane.

5. Grupuj podobne zadania

Spójrz na swoją listę i dowiedz się, czy istnieją podobne zadania, które możesz przetwarzać wsadowo. W ten sposób możesz szybciej i łatwiej usunąć niektóre zadania z listy.

6. Zdefiniuj zadania bardziej szczegółowo

Nie umieszczaj na swojej liście zadania takiego jak zbudowanie strony internetowej; upewnij się, że podzieliłeś zadanie na mniejsze kawałki. Im mniejsze zadania, tym łatwiej je wykonać przed terminem.

7. Zrób trochę prac przygotowawczych z wyprzedzeniem

Upewnij się, że wcześniej przygotowałeś się do określonych zadań.

Na przykład piszę konspekty moich postów gościnnych w niedziele, aby łatwiej (i szybciej) zacząć pisać rzeczywiste posty, gdy się obudzę. Przy odrobinie pracy przygotowawczej przyspieszam pracę i upewniam się, że zadania są wykonywane, gdy nadejdzie odpowiedni dzień.

8. Zautomatyzuj konserwację

Oczywiście, możesz użyć pióra i papieru do swojej osobistej listy rzeczy do zrobienia, ale spróbuj też skorzystać z technologii. W rzeczywistości spróbuj znaleźć narzędzie, które zajmie się utrzymaniem Twojej listy zadań za Ciebie. Moje preferowane narzędzie to Nozbe , ale tutaj są inne aplikacje do zarządzania zadaniami że ty też możesz spróbować.

9. Poznaj swoje rodzaje zadań i swój harmonogram

Na koniec, kiedy planujesz swój dzień, zadaj sobie następujące pytania:

Co jeszcze mam w swoim harmonogramie?

To pytanie dotyczy twojego osobistego harmonogramu. Na przykład, jeśli podróżujesz, upewnij się, że Twoja lista odzwierciedla ten fakt. Nie próbuj zapychać listy zbyt wieloma zadaniami, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że wykonasz tylko część z nich.

Czy zadaniem jest strażnik?

To pytanie pyta, czy zadanie blokuje inne zadania, które należy wykonać.Reklama

Co jakiś czas możemy mieć zadanie, którym trzeba się zająć w pierwszej kolejności. Dopiero wtedy możesz zająć się następującymi zadaniami.

Kiedy skupisz się na tworzeniu listy zadań w skupiony sposób, będziesz w stanie łatwo dostrzec strażników.

Czy na mojej liście są góry lodowe?

To pytanie dotyczy tego, czy twoje zadanie jest rzeczywiście znacznie większe, niż się wydaje. Czasami, gdy zaczynasz pracę nad zadaniem, szybko zdajesz sobie sprawę, że jest ono znacznie większe niż początkowo myślałeś (porównaj je z górami lodowymi, gdzie tylko wierzchołek góry lodowej znajduje się nad wodą, ale większość lodu znajduje się poniżej). .

Po raz kolejny, kiedy wystarczająco skupisz się na liście zadań w fazie tworzenia, łatwiej jest dostrzec te góry lodowe i podzielić zadania na mniejsze, łatwiejsze do opanowania części.

Czy zadanie jest odporne na rozproszenie uwagi?

Nie wszystkie zadania są sobie równe: niektóre tolerują więcej rozproszenia, podczas gdy inne wymagają Twojej pełnej uwagi.

Na przykład mogę sprawdzić mój strumień na Twitterze lub przeprowadzić prostą konserwację bloga, nawet gdy jestem w pobliżu rodziny. Te zadania są odporne na rozproszenie i mogę się nimi zająć, nawet jeśli nie skupiam na nich pełnej uwagi.

Dolna linia

Jeśli nadal masz trudności z realizacją codziennych zadań z listy rzeczy do zrobienia, upewnij się, że przeanalizowałeś powody, dla których tak się stało. Jeśli już, nie bicz się za to, że nie ukończyłeś listy zadań.

Nikt nie jest doskonały i możemy uczyć się na własnych błędach.

Stworzenie świetnej listy zadań wymaga trochę praktyki. Jednak, gdy nauczysz się składać wszystkie elementy razem, wszystko będzie wyglądać znacznie lepiej i ogólnie będziesz bardziej produktywny.