Można śmiało powiedzieć, że każda firma chce jak najefektywniej prowadzić swoje biura. Chodzi o to, aby oferować jak najwięcej i najlepsze produkty i usługi po najniższych kosztach. Często popełnianym przez administratorów błędem jest mylenie jakości z ilością.

Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z zadaniem poprawy ogólnej wydajności firmy, czy po prostu chcesz zobaczyć, gdzie możesz to poprawić, poniższe wskazówki z pewnością pomogą. Oto kilka sposobów na usprawnienie wydajności każdej firmy przy jednoczesnej poprawie jakości.

1. Promuj kulturę otwartej komunikacji

Jeśli Twoja firma wdrożyła politykę otwartych drzwi, już jesteś w dobrym kierunku. To świetny początek, ale pomyśl o zrobieniu kroku dalej. Zbyt często zasady otwartych drzwi kończą się pustymi, rzadko używanymi wpisami w podręcznikach pracowników. Są one zazwyczaj odtłuszczone w najlepszym przypadku pierwszego dnia w pracy. Stwórz kulturę prawdziwie otwartej komunikacji, a produktywność wzrośnie w wyniku bardziej pozytywnego morale w biurze.

Zachęcaj do komunikacji, współpracy i informacji zwrotnej między działami, a także między kierownictwem a personelem. Ożywi to strumień pomysłów, dzięki czemu zespół będzie ogólnie bardziej produktywny.Reklama

2. Wdróż inteligentne urządzenia mobilne

Smartfony, tablety i inne inteligentne urządzenia to wyjątkowo skuteczny krok w kierunku zwiększenia produktywności. Zapewnij sprzedawcom smartfony, aby pomóc im w utrzymywaniu kontaktu z biurem za pośrednictwem telefonu i poczty e-mail podczas rozmów sprzedażowych. . Tablety dają im możliwość tworzenia i modyfikowania prezentacji w podróży, a na obu tych urządzeniach dostępnych jest niezliczona ilość aplikacji, które zostały zaprojektowane z myślą o zwiększeniu produktywności poprzez pomoc w łączeniu zadań i ustalaniu ich priorytetów.

Kiedy wdrażasz inteligentny system zarządzania urządzeniami mobilnymi , wprowadzisz swoją firmę na szybką ścieżkę w kierunku bardziej efektywnych procedur. To (z kolei) przyniesie lepszą jakość usług zarówno klientom, jak i pracownikom, co skutkuje silniejszymi wynikami finansowymi.

3. Uwzględnij opinie

Twoi pracownicy mają opinie. Zachęć całą firmę do przyjmowania informacji zwrotnych, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, tworząc dla nich ujście. Dobrym pomysłem jest wyznaczenie w budynku ogólnego centrum, w którym pracownicy będą mogli komunikować się i przedstawiać sugestie dotyczące firmy. Wiele osób decyduje się to zrobić za pośrednictwem specjalnej witryny internetowej poświęconej problematyce zasobów ludzkich, służącej jako punkt kompleksowej obsługi problemów związanych z pracą i aktualizacji.

W przypadku firm rozpoczynających działalność i małych firm bardziej osobistym i niedrogim podejściem jest organizowanie cotygodniowych lub comiesięcznych spotkań w celu dzielenia się pomysłami. Możesz również wykorzystać tablicę ogłoszeń w centralnej części biura jako miejsce do dzielenia się pomysłami.Reklama

4. Uzyskaj aktualizację technologii

Rozejrzyj się po swojej głównej przestrzeni biurowej. Czy Twoi pracownicy piszą na 10-letnich monitorach podłączonych do przestarzałych komputerów? Bez wątpienia na pierwszy rzut oka będzie się to wydawać dużym kosztem, ale okresowe aktualizowanie komputerów i oprogramowania pracowników jest absolutną koniecznością. Biorąc pod uwagę, że najbardziej podstawowym czynnikiem produktywności jest szybkość, wyposażenie komputerów biurowych w najefektywniej działające oprogramowanie i sprzęt powinno być pierwszą rzeczą, którą należy poprawić.

Możesz być w stanie poradzić sobie z prostą aktualizacją dysku twardego lub zwiększeniem pamięci RAM, ale te komputery będą wymagały regularnej konserwacji i dogłębnej uwagi co kilka lat. Jeśli minęło więcej niż sześć, czas na całkowitą aktualizację systemu.

5. Zapoznaj się ze standardami ergonomii Ergonomic

Czy przeanalizowałeś miejsca pracy pracowników pod kątem standardów ergonomicznych? Z pewnością w Twoim najlepszym interesie będzie odświeżenie standardów ergonomicznych oraz: edukować pracowników z podstaw . Przyprowadź profesjonalistę i zorganizuj seminarium, aby zapoznać się ze standardami. Jeśli nie jest to w budżecie, edukuj się w kluczowych punktach i zadbaj o to, aby w tym aspekcie zadbano o siłę napędową Twojej firmy.Reklama

Zaopatrz personel w sprzęt biurowy zgodny z tymi normami, taki jak krzesła, podnóżki i klawiatury. Nie traktuj tego jako kosztu; jest to raczej inwestycja, która prawdopodobnie przyniesie zyskowne zyski dzięki zwiększonej produktywności pracowników i obniżeniu roszczeń odszkodowawczych pracowników.

6. Usprawnij działania marketingowe w mediach społecznościowych

Media społecznościowe okazują się być jednym z najbardziej opłacalnych dostępnych obecnie narzędzi marketingowych. Z pewnością jest to gorący temat, którego nie należy ignorować. Wykorzystanie tych platform do promowania firmy jest niezwykle ważne, ale tak naprawdę nie powinno być głównym problemem. Kilka godzin rozłożonych w tygodniu powinno wystarczyć, aby przeciętnej firmy odpowiednio prowadzić konta w mediach społecznościowych.

Zrób sobie przysługę i zachęcaj swojego koordynatora mediów społecznościowych do wykorzystania to usprawnianie aplikacji jak HootSuite, Sprout Social i MarketMeSuite. Programy te łączą konta sieci społecznościowych na jednym wygodnym pulpicie nawigacyjnym, ułatwiając kontrolę i publikowanie w każdym w odpowiednim czasie.

7. Analizuj procesy pracownicze

Przeprowadź ankietę wśród swoich obecnych pracowników, aby ocenić ich ogólną wydajność. Niech bezpośredni przełożeni spędzą około godziny z każdym działem, aby ustalić, w jaki sposób każdy zespół radzi sobie z poszczególnymi zadaniami. Następnie spotkaj się z tymi przełożonymi, aby porównać notatki i przedyskutować, czy istnieje szybszy i wydajniejszy sposób robienia rzeczy.Reklama

Ta aktywność zostanie znacznie wzmocniona przez zwiększone praktyki komunikacyjne, o których wspomniano wcześniej. Kiedy wszyscy współpracują w ten sposób, wykonuje się więcej pracy. Dodatkową premią jest większe poczucie własności, gdy pracownicy mogą brać udział w modyfikowaniu procedur.

8. Ustaw osiągalne cele

Po wprowadzeniu wszystkich tych poprawek i zmian nadszedł czas, aby ustalić realistyczne cele. Ustal nadrzędne, ogólne cele dla całej firmy, a następnie współpracuj z szefami działów, aby zdecydować, które cele ustawić dla każdego działu i wreszcie dla każdego pracownika.

Wyznaczanie w ten sposób realistycznych, namacalnych celów zapewni bardzo potrzebną motywację. Aby cały proces zatoczył pełne koło, po osiągnięciu tych celów zaplanuj działanie w całej firmie, takie jak nieszczęście, w którym każdy może się zrelaksować i cieszyć się swoim towarzystwem, jednocześnie świętując swój sukces.

Zadanie poprawy efektywności firmy z pewnością może być trudne. Nie daj się zastraszyć ogromowi sytuacji. Potraktuj to raczej jako szansę na uczynienie swojej firmy taką, w której każdy chciałby pracować, a jednocześnie na zwiększenie jej wydajności.