Wszyscy używamy poczty e-mail, ale czasami używamy jej zbyt często lub używamy jej niewłaściwie. Aby jak najlepiej wykorzystać pocztę elektroniczną, musimy z niej korzystać ostrożnie i rozsądnie. Oto 10 wskazówek, jak najlepiej wykorzystać e-maile.

1. Używaj różnych kont e-mail do różnych celów.

Dobrze jest mieć osobne konta e-mail do różnych celów. Na przykład możesz mieć jedną dla biznesu i jedną dla działań społecznych. Oznacza to, że możesz sprawdzić osobistą pocztę wieczorem bez konieczności myślenia / martwienia się o interesy. Jeśli zobaczysz ważną wiadomość od swojego szefa, może to zrujnować Twój weekend lub wieczór. Pod koniec dnia chcesz mieć możliwość oderwania się od pracy. Nie pozwól, aby poczta elektroniczna uczyniła Cię niewolnikiem pracy. Niektórzy uważają, że sprawdzanie 2 różnych kont e-mail jest niewygodne. Ale korzyści łatwo przewyższają względną niedogodność.

2. E-mail nie zawsze jest najlepszą formą kontaktu.

Jeśli masz naprawdę ważny problem lub jesteś na kogoś zły, wysyłanie e-maili często nie jest najlepszą odpowiedzią. Jeśli to konieczne, porozmawiaj z daną osobą bezpośrednio, a nie przez e-mail.Reklama

3. Nie mów niczego, czego nie powiedziałbyś osobiście.

Ta rada z pewnością została udzielona wcześniej. Ale zawsze warto pamiętać o tym, jak ważne jest bycie uprzejmym i unikanie niepotrzebnej niegrzeczności. Później tego pożałujemy. E-mail ułatwia używanie ostrych słów, ponieważ jest bezosobowy. Musimy być bardzo ostrożni.

4. Użyj dobrego tytułu

Wiele osób ignoruje tytuł wiadomości e-mail. Jeśli zmienia się temat, nie używaj starego, nieistotnego tytułu. Dobry tytuł zwiększa szansę, że ludzie faktycznie przeczytają Twoją wiadomość e-mail, zamiast zostawiać ją na później. Zły tytuł może nawet zostać usunięty jako spam.Reklama

5. Nie ignoruj ​​podstaw angielskiego.

To, że jest to e-mail, nie oznacza, że ​​musimy pisać jak pięciolatek lub używać języka sms-ów. Wskazuje to na lenistwo i brak opieki. Jeśli nie masz czasu na odpowiednią odpowiedź, poczekaj, aż to zrobisz. Staraj się, aby e-maile były krótkie, ale nie ignoruj ​​całkowicie podstawowych zasad gramatyki i pisowni.

6. Trzymaj to krótko

E-maile mogą być krótkie i na temat. Jeśli wiadomość ma być długa, upewnij się, że jest podzielona na różne sekcje, które są łatwe do odczytania. Ale generalnie powinieneś starać się, aby było mniej niż 5 zdań. Jest to dobre zarówno dla pisarza, jak i czytelnika.

7. Potwierdź ważne e-maile. Reklama

Jeśli ktoś wysyła ważne dokumenty, pliki lub wiadomości, upewnij się, że przynajmniej potwierdzasz ich odbiór. W przeciwnym razie mogą nie być pewni, że je dostali. Nie musi to trwać długo; może być dość krótki.

8. Utwórz standardowe odpowiedzi

Jeśli zauważysz, że wysyłasz podobne odpowiedzi do wielu osób, utwórz wersję roboczą wiadomości i zapisz ją w folderze Kopie robocze (lub napisz w słowie). Możesz użyć tej standardowej odpowiedzi do wysyłania e-maili do wielu osób. Nie zapomnij spersonalizować go, dodając jego imię.

9. Uważaj na odpowiadanie wszystkim.

Jeśli jesteś nowym użytkownikiem poczty e-mail, upewnij się, że znasz różnicę między odpowiadaniem jednej osobie a odpowiadaniem wszystkim w początkowej wiadomości. Wystarczy powiedzieć, że wyślesz wiele e-maili, których nie chciałbyś, aby wszyscy widzieli. Wysłanie osobistej wiadomości, którą wszyscy zobaczą, może być bardzo krępujące – to się zdarza. Jeśli masz nowych pracowników, upewnij się, że są świadomi tego rozróżnienia. Zaoszczędzi wiele potencjalnych problemów.Reklama

10. Skomponuj swój podpis.

Posiadanie podpisu wygląda profesjonalnie i oszczędza wpisywanie tych samych informacji w każdym e-mailu. Pamiętaj, że ludzie mogą chcieć skontaktować się z Tobą za pomocą metod niż e-mail. Upewnij się więc, że masz numer telefonu i adres. W razie potrzeby dodaj wszelkie posiadane kwalifikacje i strony internetowe. To daje ludziom szansę dowiedzieć się więcej o Tobie.

Tejvan aktualizuje różne blogi, w tym Pisanie netto blog o blogowaniu i zwiększaniu produktywności. Obejmuje to artykuły takie jak jak osiągnąć więcej, robiąc mniej . zdjęcie zrobione przez Tejvan .